El entorno empresarial se mantiene en constante cambio, no tenemos duda de ello. La eficiencia y la productividad no son solo aspiraciones; son imperativos estratégicos. A la hora de tomar decisiones, por lo general, nos basamos en desarrollar una serie de acciones en cada departamento. Pero, ¿estamos teniendo en cuenta la innovación continua?
Realmente, somos creyentes de que para destacar entre la competencia, es esencial adoptar tecnologías innovadoras que optimicen tus procesos y lleven tu empresa al siguiente escalón, adaptándose a las necesidades del mercado actual. Si estás listo para transformar tu enfoque hacia la eficiencia, este artículo te guiará a través de cómo la innovación tecnológica puede ser tu mayor aliada a la hora de replantear las diferentes acciones dentro de tu empresa o un departamento en concreto.
La innovación aumenta la productividad
Cuando hablamos de innovación inmediatamente hacemos referencia a los nuevos cambios. Es decir, cambios en el mercado y cambios en la organización o empresa. Finalmente van de la mano, si el entorno (mercado) cambia, en tu empresa surge una necesidad que se debe cubrir. A esto se le conoce como “adaptación al mercado actual”.
Las tecnologías están diseñadas para resolver problemas, agilizar procesos y aumentar la productividad. Siempre y cuando las acciones estén realizadas correctamente.
Liderar el mercado o quedar rezagado
La adaptación o la implementación de nuevas herramientas tecnológicas es una razón clave a considerar como buena inversión, puesto que dichas herramientas (seleccionadas correctamente) están diseñadas para automatizar tareas repetitivas, eliminar redundancias y optimizar recursos.
Finalmente la tecnología te proporciona una ventaja competitiva significativa, como observamos en la imagen, una representación de que automatizar más de una tarea es posible. Hoy en día, las empresas que lideran su sector, han sobrevivido y están posicionadas porque se adaptaron a las necesidades y cambios del mercado.
Microsoft 365 se une a la transformación de la productividad
Antes que nada, si no sabes específicamente de qué se trata, déjame explicártelo de forma breve.
Microsoft 365 ofrece una suite completa de herramientas que pueden abordar una variedad de desafíos empresariales. Ofrece herramientas modernas como Teams, SharePoint y OneDrive entre otras que te permiten automatizar tareas, eliminar redundancias y optimizar los recursos. Estas soluciones no solo ayudan a reducir costos y aumentar la productividad, sino que también te colocan en una posición de ventaja competitiva en tu sector.
El equipo no está coordinado correctamente
Por desgracia, algo muy común… La coordinación es esencial para que la eficiencia operativa sea un éxito. Haciendo uso de la herramienta Microsoft Teams puedes mantener chats, llamadas, reuniones y colaboración en documentos de una forma centralizada en tu empresa. Entonces lo que conocemos como CAOS deja de ser un obstáculo, permitiéndote organizar reuniones, compartir archivos, hacer seguimiento de tareas y comunicarse en tiempo real.
Debido a que uno de los mayores problemas son los malentendidos, tratamos de afrontar y solucionar este problema con nuestros clientes, desde la implementación de Microsoft Teams para sus equipos.
Sigue los proyectos con un paso por delante
A menudo, nos contactan CEOs y nos presentan dificultades que están teniendo, como observamos en el apartado anterior. También, muchos de ellos hacen hincapié en lo siguiente:
“La gestión de proyectos es un desafío constante, siempre que queremos satisfacer las necesidades de nuestros clientes nos encontramos con retrasos y pérdida en la visión global de la empresa”
Nuestra respuesta es sencilla. En nuestras demostraciones de servicios de consultoría, mostramos de manera práctica y detallada lo que Microsoft Project, la herramienta líder en gestión de proyectos, puede hacer por tu empresa.
Esta potente herramienta, la cual está creciendo significativamente te permite planificar, gestionar y seguir el progreso de tus proyectos de manera efectiva. Puedes crear cronogramas, asignar recursos, hacer seguimientos de tareas y generar informes.
Imagina que estás lanzando un nuevo producto, Project te permite definir las fases del proyecto, asignar tareas a miembros del equipo, y monitorear el progreso mediante gráficos y dashboards.
Esto facilita una gestión más eficiente de tus proyectos, asegurando que se cumplan los plazos, se mantenga la visión de la empresa y se optimicen los recursos.
La seguridad no tiene precio
Si hablamos de la preocupación crítica por seguridad de datos, Microsoft 365 Security proporciona funciones avanzadas para proteger tu información, como protección contra amenazas, gestión de identidad y seguridad en la nube.
Actualmente, las empresas están sufriendo ciberataques continuamente, porque los datos están teniendo mucho valor. La realidad es que los datos que puedan descifrarse (de tu empresa) pueden ser revelados a tu competencia.
Microsoft 365 incluye características como el Centro de Seguridad y el Centro de Cumplimiento, que te permiten monitorear amenazas, gestionar permisos y proteger datos confidenciales, asegurándote gestionar otros proyectos de forma tranquila.
Estas características te aseguran que tu información esté protegida, cumpliendo con los estándares de seguridad y privacidad necesarios para tu negocio.
El mercado está siendo cada vez más exigente
Es una realidad, no podemos evitar que los cambios sean tan veloces. Por ello, en AIC somos conscientes de que el día que dejemos de innovar, dejaremos de ofrecer servicios. Esta idea se ha convertido como en un lema interno, porque queremos que nuestro equipo se mantenga siempre al tanto de lo que está ocurriendo y no solo eso, sino también formándose continuamente. Como líder y CEO, esto es lo que tratamos de implementar en nuestros clientes a través de diferentes soluciones Microsoft.
Podemos seguir hablando de herramientas potentes como Microsoft SharePoint, la solución ideal para gestionar documentos, crear sitios internos y facilitar el trabajo colaborativo. Con SharePoint, puedes crear bibliotecas de documentos, configurar flujos de trabajo y colaborar en proyectos de manera efectiva.
Si necesitas adaptarte a nuevas demandas del mercado, SharePoint te permite crear un sitio web interno donde tu equipo pueda compartir información sobre nuevas tendencias, desarrollar estrategias y coordinar acciones.
Esto facilita una respuesta rápida a los cambios del mercado, ayudando a tu empresa a mantenerse competitiva. No solo se trata de la solución en sí, sino de la agilidad en las respuestas.
Microsoft 365 en tu empresa
Como siempre, existe una serie de pasos para llevar a cabo esta implementación. En el momento que te saltas uno de ellos, ya estaríamos comenzando la casa por el tejado… De forma breve y resumida, te muestro cómo nos adaptamos a cada sector y a cada empresa como tal.
Paso 1: Evaluación de necesidades y objetivos
Comenzamos con una evaluación detallada de todos los procesos actuales y objetivos de negocio. Esto incluye identificar principales desafíos, como la sobrecarga de trabajo, la falta de herramientas de colaboración o problemas de seguridad de datos.
En esta evaluación intentamos tener visión estratégica para adaptar las implementaciones necesarias.
Cuanto más sepamos mejor, ya que seremos más realistas y objetivos.
Paso 2: Estrategia y acción
En base a nuestra amplia experiencia, desarrollamos una estrategia a medida que incluye la selección de herramientas de Microsoft como Teams, SharePoint, Project y soluciones de Power Platform. De esta manera, creamos un plan de implementación que abarca la configuración de herramientas, el desarrollo de flujos de trabajo y la integración con los sistemas de la organización existentes.
Efectivamente, haremos uso de las soluciones de Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI…) en la mayoría de las ocasiones, tendremos que automatizar procesos, porque si hablamos de ahorrar tiempo, será necesario.
Paso 3: Implementación y configuración
Una vez aprobado el plan, implementamos y configuramos la solución según el plan establecido.
Normalmente, intentamos incentivar a participar en la revisión de la configuración y en las pruebas iniciales para asegurar que las herramientas funcionen según lo esperado.
Porque en el camino, acaban surgiendo nuevas ideas (incluso mejores) que se pueden adaptar más a los objetivos marcados en el plan inicial.
Paso 4: Pruebas y ajustes
Tras la implementación, llevamos a cabo pruebas para verificar el funcionamiento de las herramientas y efectuamos los ajustes necesarios según los resultados de las pruebas, para asegurar que todo esté optimizado para el entorno de trabajo.
Todo lo que no se prueba, no puede lanzarse.
Por ello, muchas veces hacemos esas primeras pruebas o demos con el cliente, en tiempo real.
Paso 5: Soporte continuo
Finalmente, por lo general, necesitamos dar soporte para resolver cualquier problema y realizar mejoras continuas. Monitoreamos el rendimiento de las herramientas y hacemos ajustes para mantener la efectividad y el alineamiento con los objetivos de negocio.
Ahora podemos decir que estamos listos para continuar con este artículo.
Beneficios de adoptar Microsoft 365
Adoptar esta tecnología, al comienzo puede ser un reto, pero trae consigo una serie de beneficios clave que pueden transformar tu empresa y ayudarte a alcanzar tus objetivos.
Mejora en la eficiencia operativa
Como veníamos mencionando desde el principio del artículo, las herramientas de Microsoft como Teams y SharePoint, permiten automatizar tareas repetitivas, mejorar la colaboración y optimizar procesos, lo que se traduce en una mayor eficiencia operativa.
Reducción de costos
Contar con soluciones tecnológicas avanzadas en tu empresa, puede ayudar a reducir los costos operativos. Soy consciente de que la palabra “innovación” puede causar miedo, ya que una inversión siempre trae consigo un mar de dudas. También es cierto, que no adaptarnos al mercado, nos puede traer grandes complicaciones en el futuro.
Para combatir el miedo en la reducción de costos, la automatización de procesos y la optimización de recursos, será nuestra mayor premisa para minimizar gastos innecesarios y maximizar el retorno de inversión en tecnología.
Aumento significativo en la productividad
Con herramientas como Microsoft Project y Power Automate, tus empleados pueden trabajar de manera más eficiente. Esto lleva a un aumento en la productividad, permitiendo que tu equipo logre más en menos tiempo. Más es menos, esto es algo real. Sin importar el sector, la productividad es exigente, en cada organización y en cada persona o miembro de tus equipos actuales.
Ventaja competitiva en el mercado de 2024
Después del COVID, vimos un cambio significativo en varios sectores: industria textil, sector financiero, sector tecnológico, industria farmacéutica, institución gubernamental, etc. A través de este suceso grandes empresas tuvieron que tomar decisiones negativas y positivas, fue entonces cuando fuimos testigos (en tiempo real) de lo siguiente:
“La adopción de la tecnología Microsoft te coloca en una posición de ventaja frente a tus competidores”.
Nuestros clientes también nos mencionan que, al utilizar herramientas modernas, pueden ofrecer productos y servicios más avanzados y mantenerse en primera línea en su sector.
¿Qué tiene que ver el COVID con Microsoft 365?
La innovación que exige el mercado actual y la agilidad para adaptarse a sucesos inesperados.
