La gestión ineficaz de una organización puede llevar a un problema común y serio: el estrés acumulativo entre los trabajadores y líderes.
No importa si es un equipo de 10 o 1000 personas, cuando el estrés llega, viene sin compasión.
No solo afecta la salud y bienestar de cada trabajador, sino que también puede impactar negativamente en la productividad y eficiencia de la empresa. En este artículo, exploraremos cómo las soluciones de Microsoft pueden ayudar a reducir el estrés acumulativo y mejorar la organización y gestión dentro de tu empresa.
El impacto del estrés acumulativo en la organización
El estrés acumulativo en una organización, no solo afecta a los empleados individualmente, sino que también tiene un impacto negativo en la productividad y eficiencia global de la empresa. Este tipo de estrés, que se acumula con el tiempo debido a la falta de comunicación, la ineficiencia en los procesos y una gestión de proyectos deficiente, puede llevar a consecuencias graves como el aumento de la ausencia, la disminución de la moral y una mayor incidencia de errores.
Basándonos en una encuesta de al menos 1.000 trabajadores en el año 2022, el estrés en los trabajadores alcanzó un nivel récord:
Entender esto, nos hace ser más cercanos como personas. Finalmente las empresas están constituidas por personas y eso tiene que ser relevante.
¿Acaso no debería ser esto un tema relevante en el entorno empresarial?
Efectos en la salud y bienestar de los empleados
No somos un equipo de psicólogos, pero tratamos de reducir este tipo de problemas con soluciones prácticas en el día a día. Así como el entorno laborar es importante, las herramientas adecuadas también lo son.
Según la Organización Mundial de la Salud, el estrés laboral es uno de los principales factores que contribuyen a problemas de salud mental y física.
- Aumento en el absentismo laboral: Los empleados estresados tienden a tomar más días de baja, lo que afecta la continuidad del trabajo y aumenta la carga sobre otros miembros del equipo.
- Disminución de la moral: El estrés constante puede llevar a una baja moral y disminución del compromiso, afectando negativamente la organización en general.
Efectos en la productividad y la eficiencia
El estrés no solo afecta a los individuos, sino que también, puede perjudicar la productividad y eficiencia de la organización en general.
- Reducción de la productividad: Los empleados estresados son menos productivos ya que la gestión del tiempo entra en juego.
Así lo definieron en un artículo de Harvard – Deusto:
«Mirando hacia atrás, ya en los años noventa se pudo comprobar que, en las grandes empresas, solo las que acompasaron la integración de la tecnología (en aquel entonces, básicamente, los ERP) con una adaptación organizacional consiguieron generar valor en los siguientes diez años. Quizá una manera más intuitiva de percibirlo es a través de metodologías de trabajo como Agile, que visualiza de manera clara y cómo las formas de trabajo, acompañadas de herramientas, sí son generadoras de productividad a través de un uso eficiente de recursos, en especial, del tiempo».
- Incremento de errores: El estrés acumulativo lleva a un aumento en los errores y fallos, lo que puede resultar en proyectos retrasados y calidad disminuida del trabajo.
Estrategias para mejorar la comunicación y la colaboración
Mejorar la comunicación y la colaboración dentro de una organización es crucial para reducir el estrés acumulativo. Cuando los empleados pueden comunicarse de manera eficiente y colaborar sin problemas, se reducen los malentendidos y la necesidad de largas cadenas de correos electrónicos.
Además, somos conscientes de que una buena comunicación y colaboración, fomentan un ambiente de trabajo más lineal y solidario.
Claridad en la comunicación
Una comunicación clara y directa puede transformar la manera en que los equipos interactúan, reduciendo el estrés y mejorando la productividad personal. Todo cambio empresarial, necesita el apoyo continuo de expertos que entiendan el proceso de cada implementación.
Herramientas como Microsoft Teams pueden ser muy útiles en este aspecto. Actuando de la mano de otras posibles herramientas e integraciones potentes en nuestro sector.
- Centralización de la comunicación: Utilizar herramientas que centralicen la comunicación, como Microsoft Teams, puede reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a buscar información dispersa en diferentes plataformas.
- Conversaciones en tiempo real: Facilitar conversaciones en tiempo real a través de chats y videollamadas puede acelerar la toma de decisiones y reducir la espera de respuestas continuas.
Colaboración efectiva en equipos
La colaboración efectiva es clave para mantener el flujo de trabajo sin interrupciones y asegurar que todos los miembros del equipo estén alineados. Para este proceso, dependiendo de la dificultad del proyecto, podemos integrar Microsoft 365 por completo, ya que ofrece varias herramientas que pueden ayudar en este aspecto.
- Tableros de proyecto: Implementar tableros de proyecto donde se pueden asignar y seguir tareas, como con Microsoft Planner, ayuda a mantener la transparencia y el orden en el equipo.
- Acceso compartido a documentos: Herramientas como SharePonit, permiten la coautoría de documentos en tiempo real y ayudan reducir los retrasos y mejorar la eficiencia del trabajo colaborativo.
Optimizando la gestión de tareas y proyectos
Una gestión de tareas y proyectos optimizada puede reducir significativamente el estrés al proporcionar claridad y estructura. Cuando los empleados tienen una visión clara de sus responsabilidades y del progreso del proyecto, se reduce la incertidumbre y el estrés asociado. Dicho de otra forma, no se empieza el día sin saber qué tarea se debe realizar.
Además, la optimización de la gestión de tareas puede ayudar a identificar y resolver problemas antes de que se conviertan en obstáculos mayores.
Organización clara de tareas
Una organización clara y estructurada de las tareas es fundamental para reducir el estrés acumulativo y mejorar la productividad. Microsoft Planner puede ser una herramienta muy efectiva la cual integramos en caso de ser necesario. Así sea un gran equipo o una sola persona que posteriormente gestione esta herramienta.
- Asignación de tareas: Asignar tareas específicas a los miembros del equipo según sus habilidades y cargas de trabajo actuales ayuda a equilibrar el esfuerzo y a evitar el agotamiento.
- Seguimiento del progreso: Utilizar herramientas que permitan el seguimiento del progreso de las tareas, como Microsoft Project y el nuevo Planner para Teams, asegura que todos estén al tanto de los avances y posibles retrasos, facilitando una gestión proactiva.
Transparencia y responsabilidad
La transparencia en la gestión de proyectos fomenta un ambiente de responsabilidad y colaboración, reduciendo el estrés.
- Visibilidad del proyecto: Herramientas que proporcionan visibilidad del estado de los proyectos, como Microsoft Project o PowerBI, permiten a todos los miembros del equipo ver el panorama general y cómo sus contribuciones encajan en él.
- Responsabilidad compartida: Fomentar un sentido de responsabilidad compartida puede mejorar la motivación y reducir la presión individual, ya que los logros y desafíos se abordan colectivamente.
El ambiente es importante
Crear un ambiente de trabajo saludable es esencial para reducir el estrés acumulativo. Esto incluye no solo implementar políticas y herramientas que apoyen la flexibilidad y el bienestar, sino también fomentar una cultura organizacional que valore y priorice la salud mental y física de los trabajadores.
Un ambiente de trabajo positivo puede tener un impacto significativo en la reducción del estrés y en la mejora de la productividad y la satisfacción laboral.
Además que, para crear un buen ambiente es necesario mantener una posición clave en el liderazgo.
¿El equilibrio perfecto?
La flexibilidad en el trabajo puede ayudar a los empleados a equilibrar mejor su vida laboral y personal, reduciendo el estrés acumulativo. Nos podemos apoyar en herramientas de Microsoft, como Teams y OneDrive, para encontrar un equilibrio entre lo personal y laboral.
- Políticas de trabajo flexible: Implementar políticas que permitan a los empleados trabajar de manera flexible, ya sea desde casa o con horarios ajustados, puede reducir el estrés y aumentar la satisfacción laboral.
- Tecnología de soporte: Utilizar herramientas que faciliten el trabajo remoto y la comunicación virtual, como Microsoft Teams y OneDrive, puede hacer que las políticas de flexibilidad sean efectivas y sostenibles.
Apoyo para el bienestar
Proveer recursos y apoyo para el bienestar de los trabajadores es clave para mantener un ambiente de trabajo saludable y reducir el estrés.
No somos un equipo de psicólogos como mencionamos al principio del artículo, pero tratamos de llevar este último punto a la acción a nivel interno.
- Programas de bienestar: Implementar programas que promuevan el bienestar físico y mental, como clases de ejercicio, o talleres de manejo del estrés, puede tener un impacto positivo significativo.
- Acceso a asesoramiento: Ofrecer acceso a servicios de asesoramiento y apoyo psicológico puede ayudar a los empleados a manejar el estrés y otros problemas personales de manera más efectiva.
- Implementación: Mantener al día al equipo con soluciones tecnológicas de forma práctica puede disminuir significativamente los niveles altos de estrés, acompañados de la colaboraciones externas adecuadas.
Conclusión
El estrés acumulativo es un problema serio que puede afectar tanto a los empleados como a la organización en general. Sin embargo, con las herramientas adecuadas, como las soluciones de Microsoft, es posible mejorar la organización y gestión de la empresa.
De esta forma, conseguimos fomentar una cultura que apuesta por el cambio y la mejora continua. Pero no solo eso, más importante aún, apostamos por cada integrante de la empresa. No podemos pasar por alto las necesidades específicas y atender a nuestros trabajadores para que se sientan como en casa.
