Cuando terminas algo grande como una mudanza, una obra, o incluso la planificación de tu empresa (a largo plazo) siempre hay cosas que ordenar, revisar y cerrar. Pues con un proyecto pasa lo mismo. ¿Qué necesitas para que el cierre de un proyecto sea exitoso?
No se trata de lanzarse a lo loco. Ojo, cerrar un proyecto correctamente es clave para aprender, mejorar y evitar errores en el futuro. Si perteneces a una PMO entenderás de lo que hablo…
Vamos a explicarlo paso a paso, sin complicaciones, sin palabras «extravagantes» y con ejemplos para darte la claridad que estás buscando.
Así que… ¿cómo se hace un buen cierre de proyecto? Antes de comenzar…
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Cómo se realiza el cierre de un proyecto
Cuando se termina un proyecto, no basta con decir “ya está” y pasar al siguiente. El cierre es una etapa clave que muchas veces se deja de lado… y eso suele traer problemas.
Porque si no cierras bien, puedes dejar tareas sueltas, errores sin corregir o incluso proyectos que parece más un caos que una solución.
Y sabemos perfectamente no quieres dejar a tu jefe (o cliente) descontento… ¿verdad?
Un buen cierre te ayuda a poner orden, confirmar resultados y aprender del proceso. Además, mejora tu imagen profesional y te prepara mejor para lo que venga después.
¿Y cómo se hace todo eso? Te lo explico a continuación, pero antes quiero resolver una duda frecuente. 👇
¿Quién se encarga del cierre?
Normalmente lo lleva la persona que gestionó el proyecto (el jefe de proyecto, el responsable del equipo, o tú si lo hiciste solo).
Pero este paso necesita la ayuda del equipo, del cliente y a veces de otros departamentos como administración o calidad.
Entonces, para que un proyecto cierre adecuadamente es necesario que los involucrados estén al tanto de la situación. Y mucho más si se trata de varios proyectos.
Porque gestionar varios proyectos a la vez no es pan comido… Aquí te explicamos el por qué y cómo puedes mitigar los errores en la gestión múltiple.
Cuál es el ciclo de vida de un proyecto
Antes de hablar del cierre de un proyecto, es importante saber que no empieza ni termina de la nada. Todo proyecto tiene un ciclo de vida: una serie de etapas que se van siguiendo una tras otra, como si fueran los capítulos de una historia.
Cada etapa tiene su función y su momento, y saltarse una puede hacer que todo se complique más adelante.
Entender este ciclo te ayuda a planificar mejor, a evitar sorpresas y a discernir cuándo ha llegado el momento de cerrar.
Te recomendamos que leas nuestro artículo completo: Ciclo de vida, 5 fases de un proyecto.
Pero antes, continuemos por aquí, porque lo que viene a continuación no es teoría, sino práctica.
Las 5 etapas que todo proyecto recorre
Te resumo muy brevemente lo que encontrarás en el artículo mencionado arriba.
1. Inicio: Aquí se define qué ideas se llevarán a cabo y cuál será el objetivo principal del proyecto, sin muchos detalles aún.
2. Planificación: Se decide cómo se va a trabajar, qué tareas hay, quién las hará y en cuánto tiempo se completarán.
3. Ejecución: Es la etapa donde se lleva todo a la práctica, se ejecutan las tareas y se van creando los entregables o resultados.
4. Seguimiento: Se controla que todo vaya bien, se ajustan cosas si es necesario y se asegura que no haya desvíos importantes.
5. Cierre: Es cuando se revisa todo, se entrega el trabajo final y se aprende de lo bueno (y de lo no tan bueno).
En el punto 5 muchos gestores de proyecto cometen errores. Pero estamos aquí para que no te ocurra lo mismo.
Por qué el cierre es tan importante como el inicio
- Confirma que el proyecto se completó correctamente, y que no se dejó nada suelto que pueda generar problemas más adelante.
- Permite aprender de la experiencia vivida, guardando lecciones que pueden mejorar proyectos futuros o evitar errores comunes.
- Refuerza la confianza con el cliente o equipo, mostrando que el trabajo se toma en serio hasta el último detalle.
- Evita que se acumulen tareas pendientes, dejando todo ordenado, cerrado y documentado en caso de auditorías o revisiones.
- Cierra el ciclo emocional y operativo, dando espacio para pasar de forma natural al siguiente reto o proyecto.
Es como cerrar una caja: si no pones bien la tapa, todo se desordena después.
Qué añadir en el cierre de un proyecto
Cerrar un proyecto no es firmar un papel y listo. Hay varias cosas que deben quedar hechas, documentadas y bien cerradas.
Asegúrate de que no te olvidas de ningún detalle importante y que puedas mirar atrás con claridad si en algún momento alguien te pregunta: “¿Qué pasó con ese proyecto?”
Entonces, para que no te ocurra esto, te regalamos esta checklist con la cual podrás analizar cada uno de los puntos necesarios para finalizar el proyecto. 👇🏼
Checklist básica para que no se te escape nada
- Entregar todo el trabajo final (producto, servicio, entregable), y asegurarse de que está completo, funcional y aprobado por el cliente o por los tomadores de decisión final.
- Validar que se cumplieron todos los objetivos marcados, tanto los principales como los pequeños detalles que se definieron al inicio.
- Revisar si hubo cambios en el camino y dejarlos bien anotados, explicando por qué se hicieron y cómo afectaron al resultado.
- Recoger la opinión del cliente, del equipo y de los departamentos involucrados para detectar aciertos y errores, y aprender para el futuro.
- Documentar todo: fechas, tareas, responsables, resultados y cualquier imprevisto que pueda servir como lección para otros proyectos.
- Cerrar contratos, emitir las últimas facturas y asegurarte de que no queda nada pendiente en lo administrativo o económico.
No realices estas acciones (nunca)
Estas acciones te pueden costar caro. Es mejor evitarlas. O como dice el dicho: «es mejor prevenir que curar».
❌ Cerrar el proyecto sin validar con el cliente, equipo y departamentos que todo está correcto, puede generar malentendidos o quejas más adelante.
❌ Saltarte la documentación del cierre porque “ya sabes lo que pasó”; después lo olvidarás o no podrás explicarlo a otros.
❌ No avisar al equipo que el proyecto terminó, lo que genera confusión y deja tareas sueltas sin dueño.
❌ Dejar carpetas, archivos y correos sin archivar. Luego, encontrarlos es un dolor de cabeza para ti o cualquier otra persona.
Te recomendamos que te descargues este ebook aplicable para todo gestor de proyecto.
Reunión en el cierre de proyecto
Hacer una reunión final puede parecer innecesario, pero es una forma clara y ordenada de cerrar el ciclo. Ayuda a entender qué funcionó, qué no y qué podría hacerse mejor la próxima vez.
Además, es un momento ideal para agradecer el esfuerzo del equipo. ¿Has oído alguna vez que para gestionar tu tiempo tienes que desechar reuniones innecesarias?
Bien, pues este no es el caso. Aquí tienes que realizar una reunión obligatoria. Como una parada en boxes en Fórmula 1, si el piloto no realiza esa parada, las consecuencias pueden ser caóticas.
Tanto para el equipo como para el piloto. ¿Por qué te cuento esto? Porque a pesar de que la carga sea para ti (si eres líder de un proyecto) tu equipo también rema contigo.
Aquí tienes otros motivos de la importancia de esa reunión final.👇🏼
¿Por qué hacer una reunión final?
- Permite que todos se expresen y cuenten cómo vivieron el proyecto, desde los logros hasta los retos del día a día.
- Sirve para detectar errores que no se vieron durante el trabajo, y evitar que vuelvan a ocurrir en el futuro.
- Es el momento perfecto para recoger feedback y reforzar la comunicación dentro del equipo, sin presiones ni prisas.
- Marca el final oficial del proyecto, lo que ayuda a cerrar mentalmente la etapa y pasar a nuevos retos con claridad.
Quién debe estar y qué se habla
Como hablábamos al principio de este artículo, profundicemos un poquito más:
- Participan quienes formaron parte del proyecto: jefe de proyecto, equipo, cliente o partes interesadas que colaboraron.
- Se repasan los objetivos, los entregables, los cambios realizados, los resultados y la percepción del cliente o usuario final.
- También se habla de las herramientas usadas, los procesos que funcionaron (y los que no) y sugerencias para próximos proyectos.
- Es recomendable terminar agradeciendo el trabajo del equipo y dejando claro que el proyecto se cierra oficialmente.
Informe en el cierre de un proyecto
Todo proyecto cerrado debería tener al menos un documento que diga: “Esto fue lo que hicimos, así salió, y esto aprendimos”. No hace falta que sea larguísimo, pero sí que deje todo claro.
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Qué debe llevar un informe de cierre sí o sí
- Título del proyecto, fechas importantes (inicio, final) y responsables principales del trabajo realizado desde el día uno.
- Lista de objetivos marcados y cuáles se lograron completamente, cuáles no, y si hubo algún cambio aprobado en el camino.
- Resultados finales: qué se entregó, cómo se entregó, y si hubo pruebas, revisiones o validaciones por parte del cliente.
- Feedback recibido: opiniones del cliente, del equipo y observaciones relevantes para saber cómo fue el desarrollo completo.
- Lecciones aprendidas: qué funcionó muy bien, qué no tanto, y qué conviene repetir o evitar en proyectos futuros.
Diferencia informe y resumen final
- Informe: Es más completo, con análisis, datos, gráficas, y todo lo que ayude a evaluar el resultado global del proyecto.
- Resumen: Documento corto, ideal para compartir rápidamente con dirección, clientes u otros equipos sin entrar en mucho detalle.
Cómo saber si un proyecto ha finalizado
A veces creemos que algo terminó, pero aún quedan cabos sueltos. Para evitar confusiones, es clave identificar las señales que indican que un proyecto está listo para cerrarse oficialmente.
Señales claras de que tu proyecto está listo para cerrar
El mayor indicador para saber exactamente si un proyecto ha finalizado es si se han cumplido todos los objetivos establecidos al inicio.
¿Han sido los objetivos realistas o simplemente suposiciones? En esta guía descubrirás las claves para alcanzar tus objetivos.
- Todas las tareas del cronograma están marcadas como completadas y no hay entregables pendientes por revisar o corregir.
- El cliente dio el visto bueno por escrito (o verbal, si así se acordó), y no solicitó más cambios ni mejoras adicionales.
- El equipo dejó de trabajar en el proyecto, los recursos están liberados y no hay más reuniones ni tareas en agenda.
- No quedan pagos pendientes, ni por cobrar ni por pagar, y se cerraron todos los temas administrativos y financieros.
¿Y si algo quedó a medias?
- Se puede cerrar el proyecto igual, siempre que quede documentado lo que falta y por qué no se completó.
- Puedes dejar constancia en el informe de cierre de que se hará en una futura fase o en otro proyecto específico.
- Lo importante es que no lo escondas ni lo ignores, porque luego será más difícil explicar o retomar ese pendiente.
En caso de que sea un proyecto que no se pueda retomar en un futuro, no dejes nada a medias. Solo en casos excepcionales.
Qué viene después del cierre del proyecto
Cerraste el proyecto, hiciste tu informe, tuviste la reunión final… ¿Y ahora qué? Pues el trabajo no termina ahí. De hecho, esta parte es donde se recoge todo el aprendizaje y se mejora para lo que venga.
El trabajo no termina con la última tarea
Aunque pensabas que ya estaba todo listo, no es así:
- Agradece al equipo, aunque hayan surgido problemas, reconocer el esfuerzo fortalece el ambiente de trabajo para futuros retos.
- Guarda todos los archivos en una carpeta clara y compartida, para que tú (o cualquiera) pueda consultarlos más adelante.
- Comparte el informe o acta con los interesados, y guarda una copia en el sistema de gestión o en la nube.
- Si surgieron mejoras o ideas nuevas, anótalas para tenerlas en cuenta cuando llegue el momento de planificar otro proyecto.
Cómo aprovechar lo aprendido para futuros cierres y proyectos
- Haz una lista con 3 cosas que funcionaron muy bien y otras 3 que deberías cambiar en el próximo proyecto similar.
- Si viste que una herramienta fue útil, documéntalo y recomiéndala a otros equipos o guárdala en tu caja de recursos.
- Deja anotado todo lo que aprendiste del cliente, su estilo, sus tiempos y lo que valora más (eso te da ventaja después).
Aprender de los errores te hará una persona exitosa. Es ley de vida.
El cierre de un proyecto es más que ponerle fin: es cerrar el ciclo, aprender y dejar todo listo por si alguien lo retoma después.
No se trata de complicarse, sino de hacerlo bien para que valga la pena todo el esfuerzo invertido.
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