Ya sabemos que, si queremos conseguir el éxito, en la implementación de una herramienta para gestionar nuestra PMO tenemos que hacerlo poco a poco, y adaptándolo a nuestra madurez en gestión de proyectos, y para ello lo deberemos desglosar en dos módulos:
- Módulo 1: Implementación Gestión de proyectos, recursos e informes
- Módulo 2: Implementación Gestión del portafolio e informes
Una duda que se nos plantea, cuando empezamos a pensar en una implementación, es, ¿Cuánto tiempo va a durar?, la respuesta no es sencilla, todo dependerá del alcance al que queramos llegar, y ese alcance, lo definiremos en la toma de requisitos.
Para implementar la Gestión de proyectos, recursos e informes, tenemos que tener en cuenta los siguientes requisitos (no vamos a entrar en la parte técnica, solo en la parte funcional)
- Seguridad para los usuarios
- Gestión de recursos
- Campos empresariales
- Indicadores gráficos
- Tablas de consulta o búsqueda
- Vistas
- Páginas de proyecto
- Tipos de proyecto
- Colaboración en sitio de proyecto
- Documentación en sitio de proyecto
- Informes
La toma de requisitos será igual, para una implementación con pocos usuarios a nivel local, que, para otra con muchísimos usuarios a nivel multinacional, la diferencia estará en la cantidad y desglose de información que necesitemos en cada uno de los requisitos.
Seguridad para los usuarios
Quizá, este sea uno de los requisitos más complicados, ya que viene relacionado con los diferentes perfiles de usuarios, y esto está asociado, con lo que puede hacer y ver cada uno de esos usuarios en la herramienta.
En una gestión de proyectos, podemos tener los siguientes perfiles:
- Administrador
- Gerente del portafolio
- Visor del portafolio
- Gerente de proyecto
- Gerente de recursos
- Jefe de equipo
- Miembro de equipo
Gestión de recursos
Los recursos pueden ser de tres tipos:
- Trabajo se utiliza para personas y maquinaria, en las que nos interesa tener un control del tiempo trabajado. Ejemplos: un técnico o una máquina de una fábrica
- Material se utiliza para los suministros consumibles, en los que nos interesa saber el número de unidades. Ejemplos: un ordenador o unos lapiceros
- Costo se utiliza para costos independientes, que tenemos que asignar a las tareas. Ejemplos: una comida en un restaurante o un pasaje de avión
Si queremos que un usuario sea recurso de tipo Trabajo, tenemos que asignarle el perfil Miembro de equipo.
Campos empresariales
En una gestión de proyectos hay muchos campos disponibles, pero la base está en cinco:
- Comienzo se utiliza para indicar la fecha de comienzo de una tarea o proyecto
- Fin se utiliza para indicar la fecha de finalización de una tarea o proyecto
- Duración se utiliza para indicar el tiempo laboral, que trascurre desde el Comienzo hasta el Fin, de una tarea o proyecto
- Trabajo se utiliza para indicar el tiempo que los recursos invierten en una tarea o proyecto
- Costo se utiliza para indicar el dinero que cuesta un recurso, tarea o proyecto
A parte de todos los campos disponibles por defecto, podemos configurar otros campos empresariales.
Indicadores gráficos
Son un tipo de campo especial, que configuramos con una fórmula, para que al cambiar de valor se represente gráficamente, con diferentes indicadores o colores. Se les suele llamar Semáforos, por los colores Rojo, Amarillo y Verde.
Tablas de consulta o búsqueda
Se utilizan para configurar una relación de valores, que se despliegan en algunos campos empresariales.
Vistas
Se utilizan para mostrar la información de proyectos, tareas, recursos o asignaciones.
Las configuramos en base a los campos empresariales que se quieran visualizar, y se pueden ordenar o agrupara por los campos que deseemos.
Páginas de proyecto
Se utilizan para mostrar o editar, en formato de ficha, información de los diferentes campos empresariales del proyecto.
Tipos de proyecto
Se utilizan para crear los diferentes tipos de proyecto, y viene asociados con el flujo de trabajo, el cronograma y el sitio de colaboración.
Colaboración en sitio del proyecto
A cada proyecto se le puede asociar un sitio de colaboración, para que el equipo del proyecto pueda colaborar, y todos tengan un punto de encuentro para ese proyecto, pudiendo asociarlo con problemas, riesgos, entregables, calendario, reuniones, … y todo lo que se nos ocurra que pueda estar en un sitio web.
Documentación en sitio del proyecto
Es un añadido dentro del sitio del proyecto, para almacenar toda la documentación.
Informes
Toda la información de proyectos, tareas, recursos y asignaciones, se puede exportar fácilmente fuera de la herramienta, para mostrar información en otras herramientas.
Y, para terminar, un consejo final:
“Conviene realizar varias sesiones de toma de requisitos, para dejar muy bien definido el alcance del proyecto”
Aula Informática Complutense
