Para realizar actividades en nuestra vida, es necesario seguir pautas y planificar detalles como las tareas a realizar, los recursos necesarios, el tiempo y el costo. Dependiendo de la complejidad, podemos usar desde notas mentales y papeles hasta documentos, hojas de cálculo o herramientas específicas de gestión de proyectos.
En las empresas, algunas personas gestionan sus actividades de memoria, otras usan papeles, documentos o hojas de cálculo. Sin embargo, muchos intentan usar herramientas de gestión de proyectos sin capacitación adecuada, mientras que otros, bien organizados y capacitados, logran el éxito gracias a una buena gestión de su Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).
Es crucial que la PMO esté apoyada por una herramienta que controle todo el ciclo de vida del proyecto, desde la concepción hasta su cierre, abarcando todas las fases y procesos necesarios.
Si queremos conseguir el éxito en la implementación de nuestra herramienta, tenemos que hacerlo poco a poco y adaptándolo a nuestra madurez en gestión de proyectos, para ello vamos a desglosarla en dos módulos:
- Módulo 1: Implementación Gestión de proyectos, Gestión de recursos e informes.
- Módulo 2: Implementación Gestión del portafolio e informes.
Sabemos que muchos de vosotros, pensaréis que nos hemos equivocado en el orden, pero no, no vamos a empezar la casa por el tejado. Cuando tenemos que implementar, hay que hacerlo paso a paso y de abajo a arriba:
Proyecto > Tareas > Recursos > Ideas > Iniciativas
Aquí está nuestra recomendación en 5 pasos, para que la herramienta implementada sea exitosa a la hora de gestionar nuestra PMO:
Paso 1 – Gestión de proyectos
Sería un gran éxito, poder tener una herramienta, en la que visualizásemos una consolidación de proyectos, y que viésemos la realidad y desviaciones de todas las fechas de comienzo y fin.
- Podremos controlar tres variables muy importantes: Comienzo, Fin y Duración
- Solamente entrarán en juego los Gerentes de proyecto y Directivos
- Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 1 – Gestión de proyectos
Paso 2 – Gestión de recursos (Los recursos no participan)
Cuando seamos lo suficientemente maduros, gestionando nuestros proyecto y tareas, podremos pensar en agregar los recursos a las tareas, pero importante, estos recursos todavía no entrarán a la herramienta.
A veces nos interesará, solo tener recursos genéricos y no personalizados.
- Empezaremos a controlar una variable nueva: Trabajo
- Hablaremos con los recursos y nosotros agregaremos su esfuerzo a la herramienta
- Entrarán en juego los Gerentes de recursos, pero no los recursos
- Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 1 – Gestión de recursos
Paso 3 – Gestión de recursos (Los recursos si participan)
Cuando, los Gerentes de proyecto y Gerentes de recursos, sean maduros con la herramienta, será la hora de que participen los recursos, para que vean su trabajo dentro de la herramienta y que puedan dar el avance de lo que van realizando.
- Tendremos que revisar el esfuerzo que los recursos cargan en la herramienta
- Si estamos de acuerdo con la revisión, deberemos aprobar ese esfuerzo
- Empezaremos a ver la realidad y desviación sobre el esfuerzo en tareas y proyecto
- Entrarán en juego los Gerentes de recursos y los recursos (Miembros de equipo)
- Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 1 – Gestión de recursos
Paso 4 – Gestión del portafolio (Ideas e Iniciativas)
Cuando sepamos gestionar bien el proyecto con sus tareas y recursos, pensaremos en diseñar el ciclo de vida del proyecto, con los diferentes procesos de las Ideas e Iniciativas.
- Crearemos diferentes flujos de trabajo, dependiendo de los tipos de proyecto
- Asociaremos los proyectos a sitios de colaboración, para gestionar documentos, problemas, riesgos y entregables
- Entrarán en juego los Gerentes del portafolio
- Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 2 – Gestión del portafolio
Paso 5 – Gestión del portafolio (Estrategia)
Cuando tengamos diseñado el ciclo de vida del proyecto, implementaremos la estrategia, para analizar el portafolio, y decidir que iniciativas se deberán convertir a proyectos.
- Adaptaremos la estrategia de nuestra empresa a la herramienta
- Configuraremos diferentes escenarios para tomar decisiones estratégicas
- Entrarán en juego los Gerentes del portafolio
- Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 2 – Gestión del portafolio
Y, para terminar, un consejo final:
“No seas muy ambicioso y quieras tener todo rápido, avanza paso a paso, y adapta la implementación según tu madurez en la gestión de los proyectos, recursos y portafolio”
Aula Informática Complutense
