Es de todos conocido, que la gran mayoría de cosas que realizamos en nuestra vida necesitan seguir unas pautas, tenemos que pensar en las actividades que vamos a realizar, en lo que necesitamos para realizarlas, en el tiempo que invertiremos, en las fechas que las tendremos, y a veces, en lo que nos costaran. Para alguna de ellas, tomaremos nuestras propias decisiones, pero en muchas ocasiones, tendremos que consultar antes de realizarlas.

Dependiendo de la dificultad de lo que tengamos que realizar, a lo mejor, nos vale con mantenerlo en nuestra cabeza o apuntarlo en un papel, si la cosa se complica, utilizaremos un documento o una hoja de cálculo para tenerlo más organizado, pero en muchas ocasiones, podremos optar por una herramienta específica para gestionar proyectos.

Lo curioso es, cuando ves en una empresa a gente hablando sobre sus actividades de memoria, algunos las muestran dibujadas en un papel, otros en documentos, y los más avanzados en hojas de cálculo con sus gráficos. Por supuesto, que muchos utilizan herramientas para gestionar proyectos, o intentan utilizarlas, ya que nadie les ha capacitado para sacar el máximo provecho a dicha herramienta. Pero también existen los que están muy bien organizados, bien capacitados, bien culturizados en gestión de proyecto y que gracias una buena gestión de su PMO, consiguen el éxito en sus proyectos.

Tenemos que tener en cuenta, que una buena gestión de nuestra PMO, tiene que estar soportada por una herramienta, que nos ayude a controlar todo el ciclo de vida de nuestro proyecto, desde que arranque la idea hasta que lo cerremos, por supuesto, pasando por todas las fases y etapas, y adaptándola para que se realicen todos los procesos que creamos necesarios.

Si queremos conseguir el éxito en la implementación de nuestra herramienta, tenemos que hacerlo poco a poco y adaptándolo a nuestra madurez en gestión de proyectos, para ello vamos a desglosarla en dos módulos:

• Módulo 1: Implementación Gestión de proyectos, Gestión de recursos e informes.
• Módulo 2: Implementación Gestión del portafolio e informes.

Sabemos que muchos de vosotros, pensaréis que nos hemos equivocado en el orden, pero no, no vamos a empezar la casa por el tejado. Cuando tenemos que implementar, hay que hacerlo paso a paso y de abajo a arriba:

Proyecto > Tareas > Recursos > Ideas > Iniciativas

Aquí está nuestra recomendación en 5 pasos, para que la herramienta implementada sea exitosa a la hora de gestionar nuestra PMO:

Paso 1 – Gestión de proyectos

Sería un gran éxito, poder tener una herramienta, en la que visualizásemos una consolidación de proyectos, y que viésemos la realidad y desviaciones de todas las fechas de comienzo y fin.

• Podremos controlar tres variables muy importantes: Comienzo, Fin y Duración
• Solamente entrarán en juego los Gerentes de proyecto y Directivos
• Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 1 – Gestión de proyectos

Paso 2 – Gestión de recursos (Los recursos no participan)

Cuando seamos lo suficientemente maduros, gestionando nuestros proyecto y tareas, podremos pensar en agregar los recursos a las tareas, pero importante, estos recursos todavía no entrarán a la herramienta.

A veces nos interesará, solo tener recursos genéricos y no personalizados.

• Empezaremos a controlar una variable nueva: Trabajo
• Hablaremos con los recursos y nosotros agregaremos su esfuerzo a la herramienta
• Entrarán en juego los Gerentes de recursos, pero no los recursos
• Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 1 – Gestión de recursos

Paso 3 – Gestión de recursos (Los recursos si participan)

Cuando, los Gerentes de proyecto y Gerentes de recursos, sean maduros con la herramienta, será la hora de que participen los recursos, para que vean su trabajo dentro de la herramienta y que puedan dar el avance de lo que van realizando.

• Tendremos que revisar el esfuerzo que los recursos cargan en la herramienta
• Si estamos de acuerdo con la revisión, deberemos aprobar ese esfuerzo
• Empezaremos a ver la realidad y desviación sobre el esfuerzo en tareas y proyecto
• Entrarán en juego los Gerentes de recursos y los recursos (Miembros de equipo)
• Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 1 – Gestión de recursos

Paso 4 – Gestión del portafolio (Ideas e Iniciativas)

Cuando sepamos gestionar bien el proyecto con sus tareas y recursos, pensaremos en diseñar el ciclo de vida del proyecto, con los diferentes procesos de las Ideas e Iniciativas.

• Crearemos diferentes flujos de trabajo, dependiendo de los tipos de proyecto
• Asociaremos los proyectos a sitios de colaboración, para gestionar documentos, problemas, riesgos y entregables
• Entrarán en juego los Gerentes del portafolio
• Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 2 – Gestión del portafolio

Paso 5  – Gestión del portafolio (Estrategia)

Cuando tengamos diseñado el ciclo de vida del proyecto, implementaremos la estrategia, para analizar el portafolio, y decidir que iniciativas se deberán convertir a proyectos.

• Adaptaremos la estrategia de nuestra empresa a la herramienta
• Configuraremos diferentes escenarios para tomar decisiones estratégicas
• Entrarán en juego los Gerentes del portafolio
• Lo conseguiremos con la implementación del Módulo 2 – Gestión del portafolio

Y, para terminar, un consejo final:

“No seas muy ambicioso y quieras tener todo rápido, avanza paso a paso, y adapta la implementación según tu madurez en la gestión de los proyectos, recursos y portafolio”

Aula Informática Complutense