Project Online se retira: Planner lidera la gestión de proyectos en 2026

Si utilizas Microsoft Project Online en tu día a día para gestionar proyectos, tareas o recursos… esto te interesa: Microsoft ha confirmado su retirada definitiva para el 30 de septiembre de 2026.

Así es… después de más de una década, Project Online se despide. ¿Esto es para alarmarse? depende… si tienes que realizar una migración completa, puede. Pero quédate hasta el final porque te vamos a contar TODO, hasta la solución para que tomes la mejor decisión.

Este es el comienzo de una nueva etapa: más moderna, más integrada y, por supuesto, con más inteligencia artificial de por medio. Porque detrás de este movimiento está toda la apuesta de Microsoft por Planner, Copilot y su nuevo ecosistema digital para la gestión del trabajo.

Ahora bien, ¿qué va a pasar con tu entorno actual?, ¿tienes que hacer algo ya?, ¿vas a perder tus datos?, ¿qué alternativas tienes si dependes de Project Online?

Por ello estás aquí, para responder a todas tus dudas y conocer:

• Las fechas clave para que no te pille de sorpresa.
• Qué herramientas puedes utilizar en su lugar.
• Y cómo hacer la transición sin que se te caigan todos tus datos y proyectos.

Pongamos un poco de contexto antes de entrar en la noticia.

Importante: Este artículo está hecho para ayudarte, no para distraerte. Cuando hagas click en algún enlace, déjalo en otra pestaña y sigue leyendo. Tu concentración es como una espada afilada. Si la usas bien, corta el ruido y te lleva al resultado que buscas.

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¿Por qué Microsoft retira Project Online?

Aunque suene drástico, la retirada de Project Online no es un paso hacia atrás, todo lo contrario. En realidad, es el paso lógico de una herramienta que aunque fue puntera en su momento necesita actualizarse para entrar en un mercado competitivo.

Y no lo decimos nosotros. Lo dice la propia Microsoft:

“Su arquitectura heredada limita la innovación y la integración con las herramientas modernas”.

Dicho de otra forma: Project Online se está quedando obsoleto. No encaja bien con la nueva visión colaborativa, conectada e inteligente que Microsoft quiere para la gestión de proyectos.

Veamos los motivos con más detalles.👇

De herramienta robusta a plataforma limitada

Durante años, Project Online fue la solución estrella para planificar proyectos complejos, controlar recursos y gestionar portafolios desde la nube.

Pero su estructura técnica está basada en tecnologías antiguas (como los workflows de SharePoint 2013), lo que complica su evolución y dificulta su integración con el ecosistema Microsoft 365 actual.

Y claro, mientras otras herramientas avanzaban hacia entornos más visuales, colaborativos y con IA integrada, Project Online se quedó atrás.

La apuesta está en la IA, la simplicidad y Microsoft 365

Microsoft ya lo dejó caer en 2018, pero ahora lo confirma: El futuro está en Planner, Copilot y el nuevo Project Manager Agent. Estos son los pilares de su nueva visión:

• Más facilidad de uso: nos despedimos de las configuraciones eternas para dar paso a entornos intuitivos.
• Más integración: todo en uno dentro de Microsoft 365 (Teams, Outlook, To Do…).
• Más inteligencia: Copilot y el Project Manager Agent automatizan tareas, generan informes y sugieren acciones basadas en IA.

¿Y Project Online? Pues no encaja con esta etapa actual del mercado… Por eso, Microsoft ha decidido cerrar etapa y centrar sus esfuerzos en herramientas más preparadas para el presente (y el futuro).

Fechas clave del fin de Project Online

Ahora bien, seguro te estarás preguntando: ¿cuándo ocurrirá esto? ¿qué implica en la práctica? Aquí tienes el calendario completo para resolver tus dudas:

1 de octubre de 2025, se cierra la puerta a nuevos clientes: A partir de esta fecha, ya no se podrá contratar Project Online.
Microsoft dejará de vender licencias exclusivas para nuevos usuarios.

1 de abril de 2026, adiós a nuevos inquilinos: Aunque tengas licencia, si no creas tus entornos antes de abril de 2026, ya no podrás montar nuevos espacios de trabajo con Project Online. Esto afecta directamente a organizaciones con estructuras multi-inquilino o entornos en expansión.

30 de septiembre de 2026, fin definitivo del servicio: Ese día, Project Online se apagará para siempre. Los proyectos, datos e integraciones dejarán de estar disponibles.

Y aquí no hay prórroga… Si no haces la migración antes de esa fecha, te arriesgas a perderlo todo. Así que si tu equipo sigue trabajando con Project Online, este es el momento de moverse.

O dicho de otra forma: mejor hacer el cambio con tiempo, que andar apagando fuegos…

Qué pasará con tus proyectos y datos actuales en Project Online

Lo primero de todo… tranquilidad. Si estás usando Project Online ahora mismo, todo seguirá funcionando con normalidad hasta el 30 de septiembre de 2026. No vas a perder tus proyectos de la noche a la mañana ni se va a caer el sistema el 1 de octubre de 2025.

Eso sí, hay letra pequeña que conviene tener clara.👇

Puedes seguir trabajando con Project Online hasta la fecha límite

Tus proyectos, recursos e integraciones actuales seguirán operativos. Los miembros del equipo podrán acceder sin problemas. Microsoft mantendrá el soporte técnico oficial durante todo ese periodo.

Pero una vez se cruce esa fecha roja en el calendario se detiene todo.

Cómo prepararse para la transición en 3 pasos

Project Online tiene fecha de salida del mercado, y si quieres evitar cuellos de botella, toca ponerse manos a la obra cuanto antes. La buena noticia es que la transición no tiene por qué ser compleja, siempre que sigas una hoja de ruta clara y no lo dejes para el último mes.

Aquí te dejamos los pasos clave que debes seguir:

Paso 1: Informa a tu equipo

No esperes a que reciban el mensaje de “servicio no disponible”. Comunica el fin de Project Online a los usuarios cuanto antes. Envíales este artículo para que le echen un vistazo las veces que sea necesaria.

Y sobre todo, explícales qué alternativa vais a optar y por qué. Un equipo bien informado es un equipo que se adapta mejor.

Paso 2: Haz un inventario de tus proyectos y flujos

Antes de migrar, necesitas saber qué tienes, cómo lo usas y qué necesitas mantener:

• ¿Cuántos proyectos activos tienes?
• ¿Usas flujos personalizados en SharePoint?
• ¿Qué integraciones tienes conectadas?
• ¿Quién accede y qué permisos tienen?

Este inventario te va a ahorrar muchos dolores de cabeza.

Paso 3: Haz copia de seguridad de todo

Sí, de todo. Aunque creas que no lo vas a necesitar. Cuando se retire el servicio, no podrás acceder a nada de lo que tengas en Project Online. Guarda todos tus proyectos, informes y configuraciones clave.

Y si puedes, exporta también los datos históricos, por si necesitas justificar algo en el futuro.

Alternativas a Project Online: cuál te conviene según tu empresa

Microsoft no da puntada sin hilo. Project Online se retira, sí, pero ya tiene preparadas varias alternativas para ocupar su lugar. Eso sí, no todas las alternativas sirven para todos.

Depende de cómo gestiones tus proyectos, qué equipo tienes, qué tipo de control necesitas y cuánto estás dispuesto a invertir. Vamos a ver las tres principales opciones para hacer la transición.

Opción 1: Planner premium + Accelerator (con IA incluida)

Ideal para: equipos que usan Microsoft 365, gestionan tareas colaborativas y buscan facilidad de uso. Planner ya no es ese planificador básico de hace años. Ahora, dentro de sus diferentes licencias, incluye funciones premium como:

• Líneas base.
• Diagrama de Gantt.
• Dependencias entre tareas.
• Automatización con Power Automate.
• Y Project Manager Agent, un asistente de IA que genera tareas, informes y seguimiento automáticamente.

Todo esto integrado con Microsoft Teams, Outlook y el resto del ecosistema 365. Ahora toca activar comenzar con la migración.

¿Qué ocurre con esta opción? Es la mejor alternativa hasta el momento, ya que se adapta más rápido a cualquier migración. Pero no solo eso, es la más económica con respecto a las siguientes…

Si deseas información más completa y que se adapte a tu empresa y situación actual, aquí mismo puedes dejarnos toda la información y te damos una respuesta detallada.

Opción 2: Project Server Subscription Edition

Ideal para: organizaciones que necesitan gestión avanzada de proyectos y portafolios (PPM). Esta opción es más robusta y técnica. Requiere una infraestructura basada en SharePoint Server, pero ofrece:

• Gestión de recursos.
• Planificación detallada.
• Integraciones personalizadas.
• Seguridad a nivel corporativo.

Es la más parecida en funcionalidades a lo que ofrecía Project Online. Eso sí, requiere más trabajo técnico pero no tienes que cambiar la forma en que trabajas si ya usabas funciones avanzadas.

Sin embargo, esta opción puede ser la más obsoleta, debido a que Project Server ha dejado de actualizarse desde hace algunos años. Básicamente sería dar un paso atrás…

Y no queremos dar un paso atrás, sino avanzar, ¿verdad?

Opción 3: Dynamics 365 Project Operations

Ideal para: empresas que gestionan proyectos con impacto financiero directo, como consultoras o firmas de servicios. Si tu rol es controlar costes, ingresos, hojas de tiempo y asignación de recursos desde el inicio hasta el cierre del proyecto, esta opción lo cubre todo:

• Vista unificada de planificación, ejecución y facturación.
• Integración con CRM, ventas y finanzas de Dynamics.
• Seguimiento financiero detallado.

Es más que un gestor de proyectos, sí. También… es la opción menos económica actualmente. Te lo pongo en detalle: Dynamics 365 Project Operations tiene un coste de 126,40€ por usuario al mes (con la suscripción mensual).

¿Y si no tengo claro cuál elegir?

No te preocupes, es normal. Cada herramienta tiene su “personalidad”, y la clave está en elegir la que encaje mejor con tu forma de trabajar, no solo con tu departamento IT.

Nuestro consejo: Empieza revisando qué licencias tienes ya incluidas en tu Microsoft 365 y qué uso real haces hoy de Project Online.

Y si no lo ves claro, puedes hablar con nosotros directamente y vemos cómo podemos ayudarte con esta migración

El futuro de la gestión de proyectos según Microsoft

La retirada de Project Online no es un adiós al control, la planificación o los diagramas de Gantt. Es más bien un cambio de etapa o una transición a algo mejor. Microsoft apuesta fuerte por un futuro donde:

• Las tareas avanzan más rápido gracias a la IA.
• Los informes se crean en segundos.
• La colaboración fluye reduciendo cualquier cuello de botella.
• Y todo está conectado dentro de Microsoft 365.

Planner, Copilot y el agente Project Manager no son parches temporales. Son el nuevo centro de operaciones para equipos que quieren gestionar proyectos de forma más inteligente, rápida y conectada.

¿Tiene sentido para ti? ¿O necesitas algo más robusto, como Project Server o Dynamics?

Y ahora… necesitas tomar la mejor decisión

Si estás usando Project Online, el cambio es obligatorio. Pero el cómo lo haces y a qué solución migras eso sí lo puedes elegir tú. Aquí es donde podemos ayudarte a:

• Analizar tu situación actual.
• Ver qué alternativa encaja mejor con tu empresa.
• Planificar la transición paso a paso, sin que se detenga tu operación.

Y formar a tu equipo para que aproveche al máximo las nuevas herramientas. Agenda una llamada gratuita con nuestro equipo aquí y empieza la transición con buen pie: