Tener Power BI instalado en tu negocio, que tu equipo lo conozca desde su creación o que te genere Dashboards interactivos, no es suficiente… porque puedes exprimir esta herramienta conociendo sus funciones principales.
Funciones que te permiten automatizar informes, detectar patrones con inteligencia artificial y ayudarte a tomar decisiones más rápidas (y con sentido).
Pero… entre funciones, referencias DAX y paneles personalizables es fácil perderse.
¿La solución? Sacarle todo su potencial a Power BI. Tanto si eres gestor de proyectos, como si utilizas esta herramienta en tu día a día hemos preparado esta guía.
Donde vamos a enseñar:
- Las funciones principales (y menos conocidas) de Power BI.
- Un repaso claro a las funciones DAX que sí o sí debe estar en tu manual.
- Cómo utilizar las funciones de Power BI para trabajar más eficiente, menos errores y con informes que de verdad aportan valor.
Dicho esto… ¿listo para sacarle partido? Vamos paso a paso 👇🏼
Importante: Este artículo está hecho para ayudarte, no para distraerte. Cuando hagas click en algún enlace, déjalo en otra pestaña y sigue leyendo. Tu concentración es como una espada afilada. Si la usas bien, corta el ruido y te lleva al resultado que buscas.
También te puede interesar:
- Como definir objetivos en un proyecto sin perder el rumbo
- Project Manager: Funciones y habilidades
- Qué es Power Platform y cómo integrarlo en tu empresa
¿Qué es Power BI y para qué se utiliza?
Power BI es una herramienta de análisis de datos que te permite convertir información compleja en gráficos visuales fáciles de entender. Pero, a diferencia de Excel o Google Data Studio, Power BI tiene una fuerza extrema.
¿A qué me refiero con esto? A que su fuerza está en cómo conecta fuente de datos, automatiza informes y permite visualizar indicadores clave de negocio (los famosos KPI).
Se utiliza principalmente para crear informes interactivos, Dashboards personalizados y cuadro de mando que resumen lo más importante de tu empresa o proyecto.
Todo desde una única plataforma. ¿Y lo mejor? Que puedes tener datos actualizados al momento y compartirlos con tu equipo sin perder el control de la información.
Por eso cada vez más pymes, gestores de proyectos y multinacionales lo están implementando. No solo para crear reportes atractivos, sino para tomar decisiones más rápidas. Con información clara, precisa y siempre a mano.
Y aunque se relacione con perfiles técnicos, Power BI es también para líderes no expertos en datos que quieren profesionalizar la forma en la que gestionan (y analizan) su negocio.
Así que, si lo están utilizando solo para ver informes, estás dejando muchas cartas sobre la mesa…
O lo que puede ser peor: estás dejando mucho valor detrás.
Funciones y capacidades de Power BI
Bien, si has llegado hasta aquí, sabrás que una de las Funciones de Power BI es crear informes atractivos… pero eso es solo la punta del iceberg.
Esta herramienta tiene capacidades ocultas o poco exploradas que pueden automatizar tareas, ofrecerte insigths con Inteligencia Artificial y hacer que tu equipo se convierta en expertos analistas.
Dicho esto, te cuento lo que puedes hacer con Power BI fuera de lo básico:
→ Descubrir información con Inteligencia Artificial
Sun funciones de IA, te permiten detectar patrones, tendencias y comportamientos. Puedes hacer predicciones de ventas, identificar anomalías o incluso usar el lenguaje natural para hacer preguntas del tipo: “¿qué proyecto me está dando mayor rentabilidad?”
O también: “¿qué producto se vendió más durante el año 2024?”
Sí, la función de IA en Power BI entiende esto y te responde visualmente.
Más que Excel, es otro mundo… pero no quiere decir que deje atrás a Excel. Todo lo contrario, ambas herramientas son la combinación perfecta.
Y si quieres conocer sus diferencias, aquí encontrarás una tabla comparativa para profundizar sobre sus ventajas y desventajas de ambas herramientas.
→ Reunir datos actualizados de múltiples fuentes
Power BI puede conectarse a tus fuentes de datos (Google analytics, Excel, bases SQL, CRM, ERP…) y actualizarse automáticamente.
Así, no tendrás que pasarte el día actualizando…
Y encima lo hace en tiempo real. Una joya del siglo XXI.
→ Convertir la información para generar impacto
No basta con tener datos. Tampoco con tener por tener… lo importante es que cuenten algo claro, útil y que ayude a decidir rápido.
Power BI permite transformar números en gráficas potentes, mapas dinámicos o indicadores clave (KPI) que te dicen de un vistazo si todo va bien… o hay que mover ficha.
→ Capacitar a tu equipo para exprimir la herramienta
¿Y si tu equipo pudiera resolver sus dudas sin tener que darle muchas vueltas? Power BI permite crear informes interactivos que cualquiera puede explorar, filtrar y entender.
Pero, si tienes proyectos complejos, estás expandiendo tu empresa o sabes que tu equipo necesita formarse… estás en el lugar correcto.
Hemos formado a más de 15.000 profesionales y equipos completos.
Por tanto, si es tu caso, echa un ojo a nuestras formaciones actuales (y actualizadas).
Principales funciones de referencia DAX
Aquí es donde Power BI se pone serio. Porque si quieres realizar informes avanzados, necesitas conocer DAX. Para ello, te explicaré qué tipos de funciones existen y para qué sirven.
Dax (Data Anlysis Expressions) es el lenguaje que se usa en Power BI para crear medidas, columnas calculadas y expresiones lógicas. Es lo que te permite ir más allá de las visualizaciones y construir indicadores potentes y personalizados.
Dicho esto, estas son las funciones DAX que más se usan. Y, por supuesto, que te ayudarán a sacarle partido a la gestión de tus datos.
Funciones de filtro
Estas funciones permiten controlar qué datos entran en tus cálculos, algo clave si quieres trabjar con métricas precisas en Power BI.
Son especialmente útiles cuando necesitas construir medidas personalizadas en DAX que dependen de condiciones concretas.
La más utilizadas:
| Función | Descripción |
| ALL | Devuelve todas las filas de una tabla o todos los valores de una columna. |
| ALLCROSSFILTERED | Borre todos los filtros que se aplican a una tabla. |
| ALLEXCEPT | Quita todos los filtros de contexto de la tabla, excepto los filtros que se han aplicado a las columnas especificadas. |
| ALLNOBLANKROW | En la tabla primaria de una relación, devuelve todas las filas, pero la fila en blanco, o todos los valores distintos de una columna, pero la fila en blanco, e ignora los filtros de contexto que puedan existir. |
| ALLSELECTED | Quita filtros de contexto de columnas y filas de la consulta actual, a la vez que conserva todos los demás filtros de contexto o filtros explícitos. |
| CALCULATE | Evalúa una expresión en un contexto de filtro modificado. |
| CALCULATETABLE | Evalúa una expresión de tabla en un contexto de filtro modificado. |
| EARLIER | Devuelve el valor actual de la columna especificada en un pase de evaluación externa de la columna mencionada. |
| EARLIEST | Devuelve el valor actual de la columna especificada en un pase de evaluación externa de la columna especificada. |
| FILTER | Devuelve una tabla que representa un subconjunto de otra tabla o expresión. |
| FIRST | Solo se usa en cálculos visuales. Recupera un valor de la matriz visual de la primera fila de un eje. |
Estas funciones son la base para sacar el máximo partido a las funciones de Power BI, porque te dan control absoluto sobre la lógica de tu empresa.
Funciones de fecha y hora
Si usas Power BI para hacer informes de ventas, seguimiento financiero o análisis de evolución, las funciones de fecha y hora son imprescindibles.
Permiten comparar periodos, calcular acumulados y entender el comportamiento de tus datos en el tiempo.
Las más habituales:
| Función | Descripción |
| CALENDAR | Devuelve una tabla con una sola columna denominada «Date» que contiene un conjunto contiguo de fechas. |
| CALENDARAUTO | Devuelve una tabla con una sola columna denominada «Date» que contiene un conjunto contiguo de fechas. |
| DATE | Devuelve la fecha especificada en formato datetime. |
| DATEDIFF | Devuelve el número de límites de intervalo entre dos fechas. |
| DATEVALUE | Convierte una fecha en forma de texto en una fecha en formato datetime. |
| DAY | Devuelve el día del mes, un número comprendido entre 1 y 31. |
| EDATE | Devuelve la fecha que es el número indicado de meses antes o después de la fecha de inicio. |
| EOMONTH | Devuelve la fecha en formato datetime del último día del mes, antes o después de un número especificado de meses. |
| HOUR | Devuelve la hora como un número de 0 (12:00 A.M.) a 23 (11:00 P.M.). |
| MINUTE | Devuelve el minuto como un número comprendido entre 0 y 59, dado un valor de fecha y hora. |
| MONTH | Devuelve el mes como un número del 1 (enero) al 12 (diciembre). |
La clave está en saber combinarlas bien con las funciones de filtro y agregación para tener KPIs valiosos como “ventas del trimestre” o “número de contratos nuevos por mes comparado con los últimos 5 años”.
Funciones financieras
Estas funciones sí que son valiosas para el departamento financiero de tu empresa. Porque si tienes un equipo detrás que hace seguimiento económico, analiza rentabilidad o gestiona presupuestos… necesitan dominar estas funciones.
Las más conocidas:
| Función | Descripción |
| ACCRINT | Devuelve el interés acumulado de una seguridad que paga intereses periódicos. |
| ACCRINTM | Devuelve el interés acumulado para una seguridad que paga intereses a vencimiento. |
| AMORDEGRC | Devuelve la amortización de cada período contable. De forma similar a AMORLINC, excepto que se aplica un coeficiente de amortización en función de la vida de los activos. |
| AMORLINC | Devuelve la amortización de cada período contable. |
| COUPDAYBS | Devuelve el número de días desde el principio de un período de cupón hasta su fecha de liquidación. |
| COUPDAYS | Devuelve el número de días del período de cupón que contiene la fecha de liquidación. |
| COUPDAYSNC | Devuelve el número de días desde la fecha de liquidación hasta la siguiente fecha del cupón. |
| COUPNCD | Devuelve la siguiente fecha del cupón después de la fecha de liquidación. |
| COUPNUM | Devuelve el número de cupones pagaderos entre la fecha de liquidación y la fecha de vencimiento, redondeada hasta el cupón entero más cercano. |
| COUPPCD | Devuelve la fecha del cupón anterior antes de la fecha de liquidación. |
| CUMIPMT | Devuelve el interés acumulado pagado en un préstamo entre start_period y end_period. |
¿Qué viene a continuación? Sigue leyendo porque aún no hemos terminado. La siguiente función se convertirá en tu aliada cuando trabajes grandes volúmenes de datos.
Funciones de agregación
Estas son las funciones que más vas a usar en Power BI, tanto si estás empezando como si ya llevas tiempo creando informes.
Sirve para resumir grandes volúmenes de datos y obtener métricas clave como totales, promedios o recuentos. Lo básico, pero hecho en condiciones.
Las imprescindibles:
| Función | Descripción |
| APROXIMATEDISTINCTCOUNT | Devuelve un recuento estimado de valores únicos en una columna. |
| AVERAGE | Devuelve el promedio (media aritmética) de todos los números de una columna. |
| AVERAGEA | Devuelve el promedio (media aritmética) de los valores de una columna. |
| AVERAGEX | Calcula el promedio (media aritmética) de un conjunto de expresiones evaluadas sobre una tabla. |
| COUNT | Cuenta el número de filas de la columna especificada que contienen valores que no están en blanco. |
| COUNTA | Cuenta el número de filas de la columna especificada que contienen valores que no están en blanco. |
| COUNTAX | Cuenta los resultados que no están en blanco al evaluar el resultado de una expresión sobre una tabla. |
| COUNTBLANK | Cuenta el número de celdas en blanco de una columna. |
| COUNTROWS | Cuenta el número de filas de la tabla especificada o en una tabla definida por una expresión. |
| COUNTX | Cuenta el número de filas que contienen un número o una expresión que se evalúa como un número, al evaluar una expresión sobre una tabla. |
| DISTINCTCOUNT | Cuenta el número de valores distintos de una columna. |
Con estas funciones puedes construir medidas personalizadas que alimenten tu cuadro de mando: total de venta por mes, ticket medio por cliente, etc.
Como ves, con estas cuatro funciones ya puedes hacer auténticas maravillas en tus informes. Pero esto no se queda aquí. Power BI tiene muchas más funciones DAX.
¿Quieres conocer el listado completo? Vamos a ello 👇🏼
Listado de funciones de referencia DAX en Power BI
Anteriormente vimos las que consideramos las cuatro principales funciones de referencia DAX. Y aquí viene una extensión del listado, ordenadas por tipo y con una explicación clara de para qué sirve cada una.
- Nuevas funciones
Incorporaciones recientes al lenguaje DAX que permiten simplificar cálculos y mejorar el rendimiento de los modelos de datos.
- Funciones de información
Devuelven metadatos sobre el modelo semántico, como tablas, columnas, relaciones y fórmulas de cálculo DAX.
- Funciones lógicas
Permiten aplicar condiciones, crear ramificaciones en los cálculos y tomar decisiones dentro de una medida.
- Funciones matemáticas
Realizan operaciones matemáticas básicas y avanzadas, incluyendo redondeos y cálculos trigonométricos.
- Funciones de jerarquía
Ayudan a gestionar datos presentados en estructuras jerárquicas, facilitando la navegación entre niveles.
- Funciones de relación
Sirven para conectar datos entre tablas, facilitando el trabajo con modelos relacionales dentro del informe.
- Funciones estadísticas
Calculan valores relacionados con distribuciones estadísticas y probabilidades, como desviaciones estándar y permutaciones.
- Funciones de tabla
Devuelven tablas completas como resultado. Las usan mucho quienes trabajan con modelos complejos.
- Funciones de texto
Recortan, reemplazan, ajustan y transforman textos dentro de tus columnas o medidas. Muy útiles para limpiar datos.
- Funciones de inteligencia de tiempo
Te permiten comparar periodos, calcular acumulados o variaciones. Vitales en cualquier análisis de negocio.
- Otras funciones
Acciones únicas que no encajan en las categorías anteriores, pero que pueden ser útiles en casos específicos.
Aumenta el rendimiento de Power BI
Ahora ya dominas las funciones, los filtros y sabes conectar tus datos correctamente. Pero si necesitas realizar algunos cambios técnicos y complejos… es lo que hacemos en AIC. Tomamos un proyecto o varios y ayudamos a las empresas a implementar las soluciones específicas en su negocio.
Más de 500 proyectos realizados no son pocos…
Reserva una demo con nuestro equipo y te enseñamos cómo mejorar el rendimiento de tus informes (y de paso, ahorrar tiempo en cada reporte).
