Migración de Project Online a Planner antes del 30/09/2026: transición segura y sin pérdida de datos

Microsoft ha anunciado la retirada de Project Online, lo que significa que dejará de recibir soporte y actualizaciones. Esto obliga a las empresas a migrar sus proyectos y flujos de trabajo hacia plataformas modernas como Planner Premium, Project for the Web o soluciones híbridas dentro de Microsoft 365, garantizando así continuidad operativa y escalabilidad a largo plazo.

El pasado 01/05/2025, Microsoft realizó la transición de Project for the Web a Planner for the Web. El próximo 30/09/2026 Project Online será retirado; simplemente todo se ha unificado bajo el nombre Planner, ofreciendo una experiencia más integrada y simplificada.

El futuro de la gestión de proyectos está en Planner integrado con Power Apps, completamente conectado con Microsoft 365 y con la capacidad de integrarse con cualquier otra solución que tu empresa utilice. Además, ahora se puede aprovechar la IA de Copilot, potenciando la planificación, el seguimiento y la automatización de tareas de manera inteligente.

Microsoft ofrece varias alternativas a Project Online, pero la mejor opción depende del tamaño de tu empresa, el tipo de control que necesitas y el uso que haces actualmente de Microsoft 365.

1. Planner Premium + Power Platform (con IA)

Ideal para equipos que buscan simplicidad y rapidez de adopción. Incluye: Gantt, dependencias, automatización con Power Automate, reporting con Power BI y el asistente de IA Project Manager Agent. Totalmente integrado con Teams y Outlook, es la opción más flexible y económica para migraciones rápidas.

2. Project Server Subscription Edition

Permite planificación detallada, gestión de recursos y seguridad corporativa. Similar a Project Online, pero requiere infraestructura SharePoint, es menos moderno y no es la prioridad para Microsoft (puede que desaparezca en un futuro cercano).

3. Dynamics 365 Project Operations

Pensado para empresas que gestionan proyectos con impacto financiero, como consultoras. Ofrece control de costes, ingresos, asignación de recursos y reporting financiero completo, integrado con CRM, al igual que en Planner. Es potente, pero la opción más cara.

Dynamics 365 Project Operations tiene un coste de 126,40€ por usuario al mes (con la suscripción mensual).

Si no estás seguro de cuál elegir, revisa primero tus licencias actuales de Microsoft 365 y el uso que haces de Project Online. En AIC podemos ayudarte a evaluar tu situación y recomendar la opción que mejor se adapte a tu empresa para asegurar una migración eficiente y sin riesgos.

En AIC llevamos realizando migraciones de Project Online desde 2019, ayudando a empresas de distintos tamaños y sectores a dar el salto a Planner Premium, Project for the Web o entornos híbridos dentro de Microsoft 365.

Nuestra metodología estructurada incluye:

1. Auditoría del entorno actual: analizamos tus proyectos, flujos de trabajo, permisos, integraciones y reporting para identificar riesgos y oportunidades de mejora.

2. Planificación de la ruta tecnológica: definimos la mejor plataforma según tu madurez, necesidades y licencias disponibles.

3. Migración de datos y proyectos: trasladamos proyectos activos e históricos, campos personalizados, fases y estructuras, asegurando integridad total.

4. Adaptación de procesos: rediseñamos flujos, plantillas y gobernanza para que funcionen de manera óptima en el nuevo entorno Microsoft 365.

5. Dashboards y Reporting en Power BI: Mejoramos tus informes para que puedas obtener datos reales de manera automática y tomar decisiones inteligentes.

Con esta metodología, garantizamos que la migración sea segura, eficiente y sin interrupciones, permitiéndote aprovechar todo el potencial de Planner, Project for the Web y Power Platform, incluyendo la integración con Teams, Power BI y la IA de Copilot.

La duración de una implementación de Project Management depende del tamaño de tu empresa, la complejidad del portafolio de proyectos y el nivel de personalización de la solución. En términos generales:

• Proyectos pequeños o piloto: 2–4 semanas para configurar y comenzar a operar.

• Implementaciones medianas: 1–3 meses, incluyendo integración con sistemas existentes y capacitación del equipo.

• Implementaciones grandes o PMO completas: 3–6 meses, con personalización avanzada y adopción de procesos estándar.

Resultados que puedes esperar:

• Mejora inmediata en la planificación y control de proyectos.

• Reducción de errores y retrasos desde la primera fase de uso.

• Transparencia total en la asignación de recursos y cargas de trabajo.

• Información en tiempo real para la toma de decisiones estratégicas.

• Incremento en la productividad y colaboración del equipo.

• Mayor satisfacción de clientes gracias a entregas puntuales y de calidad.

Con una implementación bien planificada, tu empresa no solo gana eficiencia, sino también predictibilidad y control sobre todos sus proyectos, asegurando resultados medibles desde el primer mes.

Planner —especialmente Planner Premium— cubre hoy una gran parte de las necesidades de planificación moderna, incluyendo gestión de dependencias, hitos y distintas vistas de recursos.

No obstante, si tu organización requiere capacidades más avanzadas —incluso aquellas que tradicionalmente no siempre se conseguían cubrir completamente con Project Online—, estamos desarrollando distintos módulos adicionales para escenarios PPM más avanzados. Entre ellos se incluyen funcionalidades como backup y restore de proyectos, diagramas de Gantt avanzados y conexión con Project Desktop, entre otros.

Desde AIC, el objetivo es complementar el ecosistema de Microsoft con capacidades que permitan cubrir casos de gestión de portafolio y proyectos más complejos sin perder la integración con la plataforma.

Sí. Muchas empresas necesitan una transición progresiva para minimizar riesgos y asegurar continuidad operativa. Con nuestra metodología, podemos combinar Project Online con Planner Premium, Project for the Web y Power Platform, permitiéndote migrar por fases mientras tu equipo sigue trabajando normalmente.

Así garantizamos que la operación diaria no se vea afectada y que la adopción de la nueva plataforma sea gradual y exitosa.

El tiempo de migración depende del tamaño del portfolio, número de proyectos activos y complejidad de los flujos de trabajo. Con nuestra metodología probada, normalmente la transición se completa en semanas o pocos meses, garantizando:

• Integridad de todos los datos

• Mínima interrupción operativa

• Preparación completa del equipo para trabajar en la nueva plataforma

Planificamos cada fase para que la migración sea segura, eficiente y sin sorpresas.

Con 30 años optimizando la gestión de proyectos, en AIC hemos ayudado a cientos de empresas en más de 20 países, completando más de 500 proyectos en sectores diversos. Ofrecemos demostraciones personalizadas y casos de estudio reales que muestran cómo nuestras soluciones generan resultados medibles.

Queremos que tengas toda la información y evidencia necesarias para tomar una decisión estratégica y segura para tu empresa.