Qué es Microsoft Planner y para qué sirve: Actualización noviembre 2024

¿Siempre llegas al final del día con la sensación de que hay mil cosas por hacer y nunca suficiente tiempo? Tal vez lo que necesitas es una forma diferente de organizarte, una que te permita ver todo tu proyecto en un solo lugar, asignar tareas, y asegurarte de que nada se queda en el olvido. Con Microsoft Planner, organizar proyectos se convierte en algo visual, flexible, y hasta intuitivo.

A continuación, veremos cómo esta herramienta transforma la gestión de proyectos y cómo puede ayudarte a darle el impulso que tus proyectos necesitan.

El jueves pasado, en la sesión formativa del Programa TTP, nuestros alumnos tuvieron la oportunidad de ver esta actualización de Planner en tiempo real, y posteriormente, adaptarla a sus proyectos.

En nuestro programa formativo estrella, enseñamos las últimas novedades y comentamos tanto estas actualizaciones como otras implementaciones, que estamos llevando a cabo en entornos reales de nuestros clientes, con el fin de optimizar la gestión de su trabajo.

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Qué es Microsoft Planner

Microsoft Planner, con el Plan Básico te permite gestionar tareas y con el Plan Premium te permite gestionar proyectos. Pensada para equipos que buscan una organización visual y sencilla, te permite crear y organizar tareas en un tablero donde los usuarios pueden ver cada fase del proyecto, sus tareas pendientes, y el progreso de cada miembro del equipo.

Como mencionamos hace 3 meses en el video que tienes a continuación, Microsoft presentó el nuevo Planner para Teams, dónde se unifican todas nuestras tareas correspondientes a Planner, Project for the Web, To do y Outlook y la semana pasada, estuvimos viendo con los alumnos del Programa TTP en directo, cómo Microsoft cambió la solución web de Planner.

Te volvemos a compartir el video, para que tengas clara toda la funcionalidad y la diferencia entre esos Planes Básicos y Planes Premium.

Para qué sirve Microsoft Planner

En resumen, Microsoft Planner sirve para ayudarte a gestionar tareas, proyectos y equipos de forma más estructurada. Esta herramienta permite organizar, asignar, y hacer seguimiento a cada tarea dentro de un proyecto, facilitando que todo el equipo esté alineado. Pero, ¿qué la hace especial frente a otras herramientas?

Estructura visual y personalizable para cada proyecto

Planner utiliza un sistema de tableros y tarjetas, donde cada tarjeta representa una tarea. Puedes agrupar tareas en diferentes columnas (también llamadas “cubos”) que representan distintas etapas de tu proyecto. Por ejemplo, puedes tener un tablero con columnas como «Pendiente», «En proceso» y «Finalizado», y mover las tareas de una columna a otra según su progreso. Esta estructura visual hace que sea mucho más fácil entender el estado de cada proyecto y tomar decisiones a tiempo.

Beneficios clave de Microsoft Planner

Planner es una herramienta diseñada para facilitarte la vida. Aquí te explicamos algunos de los beneficios clave que hacen que sea una opción tan popular para quienes buscan una mayor productividad y mejor organización.

Fuente: Microsoft

Visualización completa del proyecto con escalabilidad

Planner permite una visualización integral de todo el proyecto. En el Plan Premium, puedes ver todo en una cuadrícula completa, lo que te permite tener una perspectiva clara del proyecto completo con sus tareas y avance. Esta vista, te ayuda a identificar cuellos de botella y a hacer ajustes rápidos en tiempo real.

Organización y flexibilidad al mismo tiempo, Planner unifica estos factores

La flexibilidad de Planner te permite personalizar los tableros según tus necesidades. Por ejemplo, en la versión premium puedes asignar colores a los paneles, lo cual facilita la identificación de tareas prioritarias o de fases críticas. Tener esta opción de color añadido es más que estético; es funcional, porque cada color refleja visualmente lo que es urgente, lo que requiere supervisión y lo que se puede delegar.

Escala de tiempo detallada para planificar y prevenir retrasos

Planner permite crear una escala de tiempo para visualizar cada fase del proyecto y prever posibles retrasos. Esta planificación detallada es clave para proyectos a largo plazo, donde la falta de un calendario claro puede llevar a confusiones y retrasos. La escala de tiempo te ayuda a programar de manera eficiente, asegurando que cada tarea tenga su espacio sin interferir con otras.

Gráficos para medir el avance en cada área del proyecto

Con Planner, puedes acceder a gráficos que reflejan el progreso de cada tarea y cada equipo. Esta funcionalidad permite identificar de forma rápida quiénes están cumpliendo con sus responsabilidades y quiénes podrían necesitar apoyo adicional. Los gráficos son especialmente útiles para reuniones de actualización, ya que proporcionan una visión general clara y fácil de interpretar.

Funcionalidades avanzadas de Planner en el plan premium

Planner tiene una versión gratuita con excelentes herramientas, pero si estás buscando maximizar tu productividad y visión organizativa, el plan premium es una opción a considerar. Este plan ofrece características adicionales que amplían las posibilidades de personalización y control.

Colores en los paneles para un acceso rápido a las prioridades

Asignar colores a los paneles no solo hace que el tablero sea visualmente atractivo, sino que permite una rápida identificación de las tareas más urgentes. Esta función facilita la organización y hace que el seguimiento de las tareas sea mucho más efectivo. En un vistazo puedes ver qué es prioritario, qué necesita ser revisado y qué está en espera.

Visualización en cuadrícula completa para una mejor organización

Una de las mayores ventajas del plan premium es la posibilidad de ver todo el tablero en una cuadrícula completa. Esto te garantiza una visión total de lo que está pasando en el proyecto, desde los detalles más pequeños hasta las tareas de mayor impacto.

Escala de tiempo para organizar cada etapa dentro de Planner

La escala de tiempo en Planner te permite planificar detalladamente cada etapa del proyecto. Puedes asignar fechas específicas para cada fase y organizar las tareas de manera que no se solapen ni afecten negativamente entre sí. Con es te control, te aseguras de que todo esté en orden y minimizas los problemas de planificación.

Gráficos detallados para un seguimiento más preciso

Tener acceso a gráficos detallados no puede faltar en cualquier proyecto, si quieres tomar buenas decisiones… Estos gráficos permiten ver de un solo vistazo el estado actual de cada tarea y persona, mostrando si hay algún atraso o área que necesite ajustes.

Recuerda que los datos no son importantes… SON FUNDAMENTALES.

Gestión completa del portafolio de proyectos

Con la integración del Plan Premium (Project for the web) en Power Apps, tenemos una solución completa para gestionar todo el ciclo de vida de los proyectos, con ideas, iniciativas, proyectos, programas y portafolios.

Cómo usar Microsoft Planner en tu equipo

Para empezar, solo necesitas añadir un nuevo plan, asignar las tareas a tus colaboradores y organizar cada fase. Aquí te dejamos algunos consejos para aprovechar al máximo esta herramienta:

Crea planes separados para cada proyecto

Una de las mejores prácticas en Planner es crear un Plan Premium para cada proyecto. Esto evita que las tareas se mezclen y hace que el seguimiento sea más sencillo y organizado. Al tener un plan por cada proyecto, también puedes asignar responsables específicos, asegurándote de que cada tarea tenga un dueño claro.

Usa la estructura de columnas para definir las fases del proyecto

Las columnas o “cubos” en Planner te permiten dividir las tareas por fases o etapas. Esto facilita la organización y el control del progreso, ya que puedes ver claramente en qué etapa se encuentra cada tarea. Asigna nombres a las columnas que hagan sentido para tu equipo y que reflejen el flujo natural del proyecto.

Aprovecha las notificaciones y recordatorios para mantener a todos en la misma página

Planner permite configurar notificaciones y recordatorios, lo cual es fundamental para mantener el ritmo en proyectos grandes o complejos. Estas notificaciones te aseguran que nadie olvide una tarea y que el proyecto avance sin contratiempos.

Ventajas de Microsoft Planner en la gestión de proyectos modernos

Planner se ha convertido en una herramienta favorita de muchas empresas por su enfoque visual y su integración con la suite de Microsoft 365. Sus beneficios son evidentes tanto en la gestión de tareas individuales como en el trabajo en equipo.

Microsoft Planner, una herramienta simple, pero con el poder de grandes sistemas de gestión

Planner ofrece una simplicidad que no sacrifica el poder organizativo. No es necesario ser un experto en tecnología para poder utilizarlo, pero su capacidad de organización rivaliza con otros sistemas más complejos y costosos.

Flexibilidad para adaptarse a cualquier tipo de equipo y proyecto

Planner es ideal tanto para proyectos pequeños como para grandes iniciativas. Su flexibilidad permite que cada equipo lo personalice según sus necesidades, ajustando las columnas y tareas de forma que refleje el flujo de trabajo real.

Conclusión: ¿Por qué considerar Microsoft Planner para tu próximo proyecto?

Con su estructura visual, sus opciones de personalización, y sus funcionalidades avanzadas, Planner puede ayudarte a tener una gestión de proyectos mucho más eficiente y ordenada. Tanto si estás manejando un equipo pequeño como si tienes grandes proyectos con múltiples fases, Planner te brinda la organización y el control que necesitas para asegurarte de que todo salga como lo planeaste.

Considera Microsoft Planner para tu próximo proyecto y dale a tu equipo la claridad y la estructura que necesitan para alcanzar cada objetivo sin perder de vista el progreso y los detalles.

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Como mencionamos al principio del artículo, estas actualizaciones como otras implementaciones son las que estamos llevando a cabo desde el primer momento en nuestros clientes, con el fin de hacerles su zona de trabajo mucho más simple y que obtengan resultados REALES en el menor tiempo posible.

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