Esta es una guía práctica y directa para entender qué pasa con todo lo que ya tienes montado en Project Online. Con tus proyectos, tus datos, tus informes y los accesos de tu equipo.
Porque lo último que quieres es que, el día después de la retirada, tus datos queden eliminados completamente… Y ojo, que aquí no hablamos solo de migrar: hablamos de proteger la información, de mantener permisos y de no perder el control operativo.
En definitiva, de llegar preparado al 30 de septiembre de 2026, cuando Microsoft apague Project Online definitivamente. En este artículo te lo resumimos todo en un formato práctico, dividido en los temas que más preocupan ahora mismo:
- Datos: qué conservar y cómo exportarlo antes del cierre
- Permisos: qué revisar para no perder accesos
- Reporting: qué pasa con Power BI, OData y tus dashboards
- Project Desktop: cómo te afecta (y cómo no)
Si buscas contexto general, te dejamos aquí el artículo pilar con toda la cronología oficial
Importante: Este artículo está hecho para ayudarte, no para distraerte. Cuando hagas click en algún enlace, déjalo en otra pestaña y sigue leyendo. Tu concentración es como una espada afilada. Si la usas bien, corta el ruido y te lleva al resultado que buscas.
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Qué cambia y qué no cambia
Vamos al grano. Project Online se apaga el 30 de septiembre de 2026. Esa es la fecha clave. Hasta entonces, podrás seguir trabajando “como siempre”: tus proyectos cargarán, tus permisos seguirán activos y tu reporting seguirá refrescando.
Microsoft ha dejado claro que no habrá interrupción inmediata antes de esa fecha. Es decir: no te vas a levantar mañana y encontrarte con todo apagado. Pero las dependencias que tengas hoy deben revisarse sí o sí si quieres evitar sustos cuando llegue el momento.
Seguro te interesa especialmente si tienes PMs senior detrás: Project Desktop NO se retira. Sigue funcionando, sigue actualizándose y podrás usarlo incluso cuando Project Online ya no esté.
¿Pasamos a los datos? 👇🏼
Tus datos: qué se pierde y qué debes exportar
Aquí empieza la parte delicada del asunto. Cuando Project Online se retire, no hablamos solo de “no podrás entrar”. Hablamos de que tu información operativa puede quedar inaccesible: proyectos, tareas, recursos, reporting.
Todo lo que hoy forma parte del día a día de tu PMO. Y sí, da un poco de vértigo. Pero no te preocupes, lo vamos a ordenar paso a paso 👇
Qué datos suele haber en Project Online
Te lo explico de la forma más sencilla posible. Piensa que tu instancia de Project Online suele contener:
- Proyectos (el núcleo de todo).
- Tareas y sus dependencias.
- Asignaciones de equipo.
- Recursos (enterprise + locales).
- Campos personalizados que usa media organización.
- Vistas y configuraciones internas del PWA.
- Workflows si usas automatizaciones.
- Timesheets y reportes de actividad.
La clave no es memorizar la lista, sino entender que Project Online es un sistema con muchos engranajes. Si uno de ellos desaparece, tu operación diaria se resiente.
Qué debes asumir si no migras
Aquí voy a ser muy claro: Si no haces nada, después de la fecha prevista no tendrás acceso al servicio ni a los datos.
No hay compromiso público de Microsoft de “mantenerlos por si acaso”, ni de devolverlos automáticamente.
Por eso debes verlo como un riesgo operativo real, no como una simple desconexión técnica.
Si a día de hoy necesitas entrar a consultar un proyecto de 2021, o descargar un histórico de tareas, o validar una carga de recursos, hazlo lo antes posible.
Nosotros, por ejemplo, llevamos 32 años implementando Soluciones Microsoft, especialmente en toda la parte de Proyecto. Podemos ayudarte sin problemas.
Y lo que nos queda…
Cómo exportar datos (enfoque práctico)
Aquí la clave es tener un plan de inventario + exportación, no memorizar scripts. Tu checklist debería incluir:
- Inventario de PWAs: Qué entornos tienes, qué unidades los usan y para qué.
- Identificar tu reporting actual: Power BI, Excel, OData, integraciones… todo lo que depende de Project Online.
- Exportar lo crítico: Proyectos, recursos, campos enterprise, plantillas…
- Validar integridad: Revisar que todo se ha exportado bien y que la estructura sigue teniendo sentido fuera de Project Online.
No es glamuroso, pero es lo que te evitará un susto este año (antes del 30/09/26 como recordatorio…)
Permisos y seguridad: qué revisar antes de mover nada
Si hay un punto donde todo el mundo se pone nervioso, es este. Porque migrar datos está bien, pero si después los accesos no funcionan… Bueno, ya te imaginas el caos: usuarios bloqueados, reporting roto y tickets en cadena.
No necesitas un máster en governance para revisarlo. Solo un poco de orden y una lista clara de lo que mirar antes de mover nada.
Vamos por partes 👇
Permisos típicos en Project Online
Project Online funciona con un sistema de roles bastante estándar, pero con impactos muy diferentes según la configuración de tu PWA. Normalmente te encontrarás:
- Project Manager: crea y gestiona proyectos.
- Team Member: actualiza tareas, parte de horas y poco más.
- Executive / Stakeholder: acceso de lectura, informes, vistas ejecutivas.
- Grupos de seguridad del PWA: finos ajustes de acceso según unidad/área.
- Permisos sobre recursos: quién puede ver, asignar o editar recursos enterprise.
A esto súmale configuraciones especiales que algunas empresas activan y luego olvidan… y ahí es donde aparecen los sustos. Por eso este es el momento ideal para hacer un inventario real de quién puede ver qué, incluyendo:
- Acceso al PWA.
- Acceso por grupo.
- Acceso a recursos.
- Permisos heredados desde SharePoint.
Si no lo mapeas ahora, lo vas a lamentar luego.
Reporting access / BI: el punto ciego
Este problema no lo detecta casi nadie, hasta que ya es tarde: El reporting tiene permisos propios. Y no siempre coinciden con los del PWA. Si hoy usas:
- Power BI.
- Excel conectado a OData.
- Conectores externos.
- Integraciones personalizadas.
Entonces tu reporting depende de credenciales, tokens, permisos de servicio y accesos a endpoints. Si cualquiera de esos puntos falla, el dashboard deja de refrescar. Por eso debes revisar:
- Quién tiene acceso al origen de datos.
- Qué cuentas de servicio se están usando (si las hay).
- Qué informes dependen del endpoint OData.
- Qué permisos específicos pide la guía oficial de Microsoft para reporting.
No es solo migrar datos; es replicar el modelo de acceso. Sin esto, tu nueva plataforma puede estar perfecta, pero tu equipo no verá nada.
Reporting: qué pasa con Power BI, OData y tus cuadros de mando
Si tu organización vive pegada a sus dashboards, esta es la parte que más debería preocuparte. Porque cuando Project Online se retire, no hablamos solo de mover datos: hablamos de que tu reporting puede quedarse ciego de un día para otro.
¿Duro? Sí. ¿Evitable? También.
Si hoy tiras de OData (Project Online)
Aquí está el corazón del problema: OData es un endpoint de Project Online. Si Project Online desaparece, el endpoint OData también. Y cuando eso ocurre:
- Tu dataset de Power BI deja de refrescar.
- Tus informes muestran errores.
- Los dashboards pasan a “Last refresh failed”.
- Los equipos empiezan a mandar mensajes desesperados.
Si tu reporting depende de OData, tienes dependencia directa del servicio que se va a apagar. No es que el informe “funcione pero con datos antiguos”. No: deja de funcionar.
¿Qué puedes hacer ahora?
La retirada de Project Online no es solo un cambio de herramienta; es un cambio de modelo, de reporting y, en muchos casos, de cómo tu organización entiende sus proyectos.
Y sí, puede dar pereza meterse en esto… pero la realidad es que esperar lo hace peor. Lo más importante es que ahora ya sabes:
- Qué datos se van a perder si no los exportas.
- Qué permisos debes revisar para no romper accesos.
- Qué informes dejarán de funcionar (y por qué).
- Qué papel juega Project Desktop en todo este proceso.
Ya tienes el mapa. Ahora toca decidir cuándo empiezas a caminar.
No hace falta migrarlo todo mañana. Lo que sí necesitas es una visión clara, aunque sea en una hoja, de qué dependencias tienes y qué pasos vas a dar.
Aunque no tengas que tenerlo todo YA, mejor que no te pille el tiempo… ¿Necesitas una sesión 1:1 para darte claridad con la migración?
