CASO DE ÉXITO
Gestión de PMO con Microsoft Planner y Power Platform
Ingenio Magdalena
Es el ingenio azucarero más grande de Guatemala y uno de los mayores del mundo, aportando más del 24% de la caña molida y de la producción de azúcar del país. Fundado en 1976 y actualmente ubicado en la finca Buganvilia, Escuintla, se ha consolidado como líder regional gracias a una alta inversión en tecnología, expansión de áreas de cultivo y diversificación de productos.
Reto/problema
El Ingenio Magdalena enfrentaba la falta de estandarización en la gestión de proyectos, lo que dificultaba el seguimiento de KPIs, avances e informes de manera uniforme en toda la organización. Este desafío se volvió más crítico debido al crecimiento agresivo y la expansión multipaís del Ingenio, así como la necesidad de implementar una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) para centralizar y profesionalizar la administración de proyectos.
Solución
Se buscó una herramienta que permitiera estandarizar la gestión de proyectos y ofrecimos un enfoque basado en pilotos iterativos, permitiendo una implementación rápida y personalizada según las necesidades del Ingenio Magdalena.
La solución incluyó:
Implementación de Microsoft Planner y Project para mejorar la gestión de proyectos.
Centralización de la información y reportería a través de Power BI embebido en la herramienta PMO.
Asistencia técnica para integrar la herramienta con los sistemas internos.
Definición de un roadmap de seis meses para evolucionar la solución y automatizar procesos.
Cómo ayudamos/impacto
El impacto ha sido significativo, al lograr centralizar y estandarizar la administración de proyectos, lo que ha optimizado la eficiencia operativa y reducido el tiempo dedicado a la elaboración de reportes manuales. Gracias a la integración con Power BI y la suite de Microsoft, las reuniones de seguimiento ahora se enfocan en la gestión efectiva de riesgos y avances, mejorando la toma de decisiones y la colaboración entre equipos. Además, el apoyo técnico facilitó una rápida adopción y superación de desafíos internos, sentando las bases para una gestión escalable y automatizada que acompaña el crecimiento de la empresa.
Centralización administración de proyectos
Eficiencia operativa con integración de Power BI
Adopción y superación de desafíos internos
TESTIMONIO LÍDEr DEL PROYECTO
Alcanzar nuestras metas propuestas, apoyar el crecimiento de las organizaciones y acelerar los cambios y mejoras en procesos, requiere de una administración y gestión exitosa de proyectos. En colaboración con AIC, desarrollamos un entorno diseñado para el registro, evaluación y priorización de ideas, así como para el seguimiento de proyectos.
Este desarrollo no solo optimiza el control de las tareas de cada proyecto, sino que también proporciona una perspectiva estratégica para equilibrar nuestros esfuerzos y asegurar la gestión del conocimiento en toda la organización.
El entorno también apoya la implementación de prácticas clave como el trabajo colaborativo, la disciplina operacional, la anticipación y la gestión del cambio. Estas prácticas son fundamentales para mantener un alto nivel de rendimiento y adaptabilidad en un entorno empresarial dinámico.
En resumen, este desarrollo en colaboración con AIC ha sido crucial para mejorar nuestra gestión de proyectos y fortalecer nuestras capacidades organizacionales.