Por qué la mayoría de migraciones generan incidencias desde el primer día
La mayoría de organizaciones que abordan la migración de Project Online a Planner Premium cometen el mismo error: inician la fase técnica antes de completar la fase de análisis.
Ejecutan la transición sin tener documentado qué proyectos son críticos, sin mapear los flujos que dependen de SharePoint Designer 2013 ni identificar qué dashboards de Power BI dejarán de actualizarse el día del cierre. El resultado es consistente en todos los casos: datos desorganizados en el entorno destino, permisos rotos y equipos que no han adoptado la nueva herramienta porque nadie gestionó el cambio con suficiente antelación..
La fecha límite no es negociable. Microsoft ha confirmado que el 30 de septiembre de 2026 Project Online se apaga definitivamente. Lo que no se haya auditado y migrado antes de esa fecha deja de estar disponible. Sin modo lectura, acceso a proyectos, informes ni histórico o plan B. Según nuestra experiencia en más de 500 migraciones Microsoft, cada mes de retraso encarece el proceso entre un 15% y un 40% en costes directos de implementación. de esa fecha deja de estar disponible.
Este artículo no es una guía sobre cómo ejecutar la migración. Es el paso previo: la auditoría estructurada que debes completar antes de mover una sola tarea. 15 puntos, organizados en cinco bloques operativos, cada uno enfocado en una dimensión diferente de tu entorno actual.
Cómo lo sabemos: en uno de los casos más recientes que hemos acompañado, un grupo industrial con 43 proyectos activos — PMO dependiente de Project Online, 12 flujos PWA críticos y reporting Power BI conectado a OData — completó la transición con continuidad operativa del 100% y una reducción del 20% en tiempo de entrega. Plazo total: 12 semanas. Ese resultado no fue casualidad. Fue la consecuencia directa de haber completado la auditoría que describes este checklist antes de mover una sola tarea.
Nota: Este artículo está dirigido a directores de PMO, CIOs y responsables de operaciones que utilizan Project Online y necesitan preparar su organización antes de iniciar la migración a Planner Premium. Si ya tienes clara la decisión de migrar, el bloque final conecta directamente con la hoja de ruta de ejecución y los recursos de acompañamiento disponibles.
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Bloque 1: Inventario de proyectos y contenido
El inventario de proyectos es el primer elemento que cualquier proceso de auditoría pre-migración debe abordar. No porque sea el más complejo, sino porque sus conclusiones condicionan todas las decisiones técnicas posteriores. Sin un inventario preciso, la migración se ejecuta sobre suposiciones.
1. Clasifica todos tus proyectos por estado y criticidad real
El primer paso no consiste en migrar proyectos. Consiste en decidir cuáles merecen ser migrados. Para ello, accede al Centro de Proyectos de tu entorno PWA y genera un listado completo.
Para cada proyecto, documenta cuatro variables: estado actual (activo, cerrado, cancelado, en pausa), fecha de último acceso, responsable asignado y si requiere migración completa, parcial o archivo.
Esta clasificación tiene un impacto directo en el alcance de la migración y, por tanto, en su coste y duración. Migrar proyectos innecesarios incrementa el esfuerzo sin aportar valor operativo. Un criterio práctico: cualquier proyecto sin actividad en los últimos doce meses debería evaluarse para archivo antes de iniciar la transición.
2. Documenta los campos personalizados y plantillas enterprise
Project Online permite crear campos personalizados a nivel enterprise que estructuran la información de todos los proyectos de la organización. Estos campos no existen de forma nativa en Planner Premium.
Accede a la configuración del PWA desde Configuración del servidor → Campos personalizados enterprise y exporta el listado completo. Para cada campo, registra su nombre, tipo de dato, si está en uso activo y si existe un equivalente funcional en Planner Premium o si requerirá una solución alternativa en Power Apps.
El mismo ejercicio aplica a las plantillas enterprise: documenta cuáles están activas, qué equipos las utilizan y si su lógica puede replicarse en el entorno destino.
Omitir este punto es uno de los errores de mayor impacto en la adopción post-migración. Los equipos llegan a Planner Premium y no encuentran la estructura de información a la que estaban habituados.
3. Decide qué hacer con el histórico de timesheets y trabajos cerrados
El histórico de Project Online contiene registros de imputación de horas, partes de trabajo y proyectos cerrados que, en muchos casos, tienen implicaciones de auditoría o compliance.
Antes de iniciar la migración, define una política clara para este histórico. Las opciones disponibles son tres: migrar el histórico al nuevo entorno con una estructura adaptada, exportarlo a un repositorio externo como SharePoint o Azure Blob Storage, o establecer un periodo de retención en el entorno actual antes del cierre definitivo.
La decisión depende de los requisitos regulatorios de tu sector. En entornos bancarios, energéticos o sanitarios, la retención de datos históricos no es opcional. En otros contextos, puede simplificarse significativamente. Lo que no es viable, en ningún caso, es ignorar este punto hasta después del 30 de septiembre de 2026. Una vez cerrado el servicio, Microsoft no garantiza la recuperación de datos del entorno PWA.
Si ya tienes claro que necesitas migrar y quieres la metodología completa de ejecución en 6 fases — incluyendo el calendario por ventanas de actuación, la comparativa técnica Planner Premium vs Project Online y el checklist ejecutivo para llevar a tu comité de dirección — lo tienes todo en la guía ejecutiva que hemos preparado específicamente para este proceso.
→ Descarga la Guía de Migración Project Online a Planner Premium (PDF gratuito, 14 páginas)
Bloque 2: Arquitectura técnica de tu entorno PWA
Antes de mover datos, es necesario entender la estructura sobre la que se asienta tu Project Online. Muchas organizaciones desconocen la complejidad real de su entorno hasta que comienzan a desmontarlo.
4. Inventaría todos tus sitios de Project Web App y sus propietarios
Es habitual que organizaciones medianas y grandes acumulen varios sitios PWA creados en distintos momentos: pilotos, proyectos de filiales, entornos de prueba que nunca se eliminaron.
Accede al Centro de Administración de SharePoint, filtra por plantilla PWA y documenta cada sitio: URL, propietario, número de proyectos contenidos y si tiene actividad real. Los sitios sin proyectos activos quedan bloqueados a partir del 1 de abril de 2026 y no podrán recuperarse sin acción previa.
5. Mapea las integraciones externas y APIs activas en tu entorno
Project Online puede estar integrado con sistemas externos que muy pocas personas de la organización recuerdan: ERPs, herramientas de RRHH, plataformas de facturación o conectores desarrollados a medida.
Revisa los registros de aplicaciones en Azure Active Directory y consulta con el equipo de IT qué sistemas consumen datos de Project Online mediante API. Cada integración activa requiere una decisión de migración o desconexión controlada antes del cierre.
6. Identifica los endpoints OData y las conexiones de datos en uso
OData es el protocolo que permite a herramientas externas — principalmente Power BI y Excel — consultar datos de Project Online en tiempo real. Cuando el servicio se apague, estos endpoints dejarán de responder.
Localiza qué informes, dashboards y libros de Excel dependen de una conexión OData activa. Esta información la puedes obtener revisando los conjuntos de datos en Power BI Service y los orígenes de datos externos en tus archivos Excel. Cada conexión identificada aquí será un elemento a reconectar en el nuevo entorno.
Bloque 3: Procesos y automatizaciones
Las automatizaciones son el elemento que más problemas genera en las migraciones que se ejecutan sin auditoría previa. En muchos casos, ni siquiera el equipo de IT tiene un inventario actualizado de los flujos activos.
7. Localiza todos los flujos de SharePoint Designer 2013 antes de abril de 2026
Este punto tiene una urgencia diferente al resto. Los flujos construidos sobre SharePoint Designer 2013 dejan de ejecutarse en abril de 2026 — cinco meses antes del cierre definitivo de Project Online. Así lo ha confirmado Microsoft en su comunicado oficial.
Accede a SharePoint Designer, conecta con cada sitio PWA y exporta el listado de flujos activos. Documenta su nombre, propósito funcional, quién los usa y con qué frecuencia se ejecutan. Cada uno de ellos deberá rediseñarse en Power Automate antes de esa fecha.
8. Documenta los workflows custom y sus dependencias cruzadas
Más allá de SharePoint Designer, algunos entornos tienen workflows desarrollados a medida mediante Project Server Interface o soluciones personalizadas. Estos flujos suelen tener dependencias cruzadas entre sí que no son evidentes a primera vista.
Identifica cada workflow, su tecnología base y qué otros procesos dependen de él. Un workflow de aprobación puede desencadenar notificaciones, cambios de fase y actualizaciones de campos de forma encadenada. Romper uno sin mapear sus dependencias afecta a toda la cadena.
9. Mapea las lógicas de aprobación, fases y notificaciones automáticas
Independientemente de la tecnología que los sustente, documenta todos los procesos de aprobación activos: quién aprueba, en qué momento del ciclo de vida del proyecto y qué ocurre si la aprobación no se produce en el plazo establecido.
Este mapeo es el insumo directo para reconstruir esas lógicas en Power Automate. Sin él, la fase de rediseño de automatizaciones se alarga innecesariamente y aumenta el riesgo de omitir casuísticas críticas.
Bloque 4: Personas, permisos y gobernanza
El modelo de permisos de Project Online no tiene una traslación directa a Planner Premium. Son arquitecturas distintas. Si no se documenta el modelo actual antes de migrar, el resultado habitual es una pérdida de control de accesos que afecta a la operativa desde el primer día.
Como ya analizamos en detalle en el artículo sobre qué ocurrirá con tus datos, permisos y reporting tras el fin de Project Online, este es el punto ciego que más organizaciones detectan tarde.
10. Construye la matriz completa de roles y permisos por usuario
Project Online trabaja con roles predefinidos: Project Manager, Team Member, Executive Viewer, Resource Manager, entre otros. Cada uno tiene un alcance de acceso diferente sobre proyectos, recursos e informes.
Exporta desde la configuración del PWA el listado de usuarios activos con su rol asignado y los grupos de seguridad a los que pertenecen. Cruza esa información con el directorio de Azure Active Directory para identificar cuentas inactivas o roles asignados por error que nunca se revisaron. En entornos con cientos de usuarios, esta auditoría puede requerir varios días.
11. Revisa los grupos de seguridad y las herencias desde SharePoint
Project Online se apoya en SharePoint para gestionar parte de sus permisos. Esto genera herencias que no siempre son visibles desde la interfaz de Project Web App.
Revisa los grupos de seguridad de cada sitio PWA directamente desde SharePoint y documenta qué permisos se están heredando desde la colección de sitios padre. Las herencias no documentadas son una fuente frecuente de accesos no intencionados en el entorno destino.
Para comprender mejor cómo se estructura la gobernanza en el nuevo modelo, el artículo sobre cómo implementar una PMO ofrece un marco de referencia útil para rediseñar el modelo de accesos en Planner.
12. Identifica las cuentas de servicio y los tokens activos
Este es el punto más técnico del bloque y, con frecuencia, el más olvidado. Muchas integraciones entre Project Online y sistemas externos funcionan mediante cuentas de servicio con credenciales específicas o tokens de autenticación configurados hace años.
Solicita al equipo de IT un listado de todas las cuentas de servicio que se autentican contra el entorno PWA. Verifica si sus credenciales siguen vigentes y qué procesos dependen de ellas. Cuando Project Online se cierre, estas cuentas perderán su función y cualquier integración que dependa de ellas fallará sin previo aviso.
Si tu organización necesita apoyo para estructurar esta auditoría técnica, el equipo de gestión y automatización del trabajo de AIC puede acompañarte en el proceso de inventario y rediseño.
Bloque 5: Reporting y consumidores del dato
El reporting es el elemento que más impacto visible genera el día del cierre. Cuando Project Online se apague, cualquier conexión de datos que no se haya migrado dejará de funcionar sin previo aviso. Directivos, equipos y clientes verán dashboards con errores o datos desactualizados.
Como desarrollamos en nuestra consultoría de Power BI, el reporting no es solo una capa visual. Es una dependencia operativa crítica que requiere planificación específica.
13. Dashboards de Power BI conectados a Project Online
Accede a Power BI Service y filtra los conjuntos de datos por origen. Documenta cada informe que dependa de Project Online con esta estructura:
| Dashboard/ informe | Propietario | Frecuencia de uso | Origen de datos | Acción requerida |
| [Nombre del informe] | [Responsable] | Diario / semanal / mensual | OData / Api / Excel | Reconectar / Rediseñar / Archivar |
Esta tabla será el documento de trabajo para la fase de reconexión de reporting en el nuevo entorno. Sin ella, el equipo técnico trabaja a ciegas durante la migración.
14. Localiza las hojas Excel con conexión OData activa
Más difícil de detectar que los dashboards de Power BI, pero igual de crítico. Muchos equipos mantienen libros Excel conectados a Project Online mediante consultas OData que se actualizan automáticamente.
Consulta con los responsables de cada área qué informes Excel utilizan habitualmente y si alguno se actualiza de forma automática. Cada uno de esos archivos perderá su conexión el 30 de septiembre de 2026.
15. Mapea quién consume tus datos fuera de la organización
El último punto del checklist es también el que más organizaciones omiten: los consumidores externos del dato. Clientes que reciben informes periódicos, auditores con acceso a dashboards, organismos reguladores que requieren reportes en formatos específicos.
Documenta cada receptor externo, qué información consume, con qué frecuencia y bajo qué formato. Este inventario determina los requisitos de continuidad del reporting durante el periodo de transición y garantiza que ningún stakeholder externo quede sin información el día del cambio.
Si necesitas orientación sobre cómo estructurar el nuevo modelo de reporting, el equipo de reportería e inteligencia de negocio de AIC puede ayudarte a definir la arquitectura de datos en Planner Premium.
Si has respondido NO a tres o más puntos de este checklist, tu organización tiene exposición de riesgo operativo real ante el cierre del 30 de septiembre.
La guía ejecutiva incluye el calendario de migración por ventanas de actuación (zona segura, zona de riesgo, zona crítica), la metodología AIC en 6 fases diseñada para garantizar continuidad operativa, y el checklist ejecutivo listo para llevar a tu comité de dirección..
→ Descarga la Guía de Migración Project Online a Planner Premium – Gratuita
Con el checklist completo, el siguiente paso es la migración
Completar esta auditoría pre-migración no es un trámite administrativo. Es la diferencia entre una transición controlada y una migración que genera incidencias desde el primer día.
Los 15 puntos de este checklist están diseñados para que, cuando llegue el momento de ejecutar la migración, no haya sorpresas: ni datos perdidos, ni permisos rotos, ni dashboards que dejen de actualizarse sin que nadie entienda por qué.
Project Online se retira el 30 de septiembre de 2026. Tus datos, flujos, permisos y reporting están en riesgo. Planner Premium + Power Apps es la alternativa natural dentro del ecosistema Microsoft 365 que tu organización ya usa. Y cada mes de retraso encarece la migración entre un 15% y un 40%.
La brecha entre una migración que genera incidencias y una que no las genera es exactamente la auditoría que acabas de leer. En AIC instalamos el sistema completo — desde el inventario hasta el entorno operativo en Planner Premium con visibilidad ejecutiva en Power BI — en 8 a 14 semanas.
¿Tu organización aún no ha iniciado la auditoría previa a la migración?
En AIC realizamos diagnósticos ejecutivos de entorno Project Online para organizaciones que necesitan migrar antes del 30 de septiembre de 2026. En una sesión de 45 minutos identificamos:
- Qué proyectos, flujos y configuraciones de tu entorno PWA están en riesgo real antes del cierre.
- Qué flujos de SharePoint Designer requieren acción inmediata antes de abril de 2026.
- Qué ruta de migración — Planner Premium, Planner + Power Apps o modelo híbrido — se ajusta al tamaño y complejidad real de tu portafolio.
El resultado es un mapa claro de tu entorno actual vs. el entorno destino, con un plan de transición estimado en semanas y sin riesgo de pérdida de datos ni continuidad operativa comprometida.
Agendas limitadas: 3 diagnósticos ejecutivos por semana.
Solicitar diagnóstico de migración Project Online →
