Como ya hemos ido hablando en anteriores artículos… Microsoft ya ha puesto fecha al final del juego: Project Online desaparece el 30 de septiembre de 2026. Y no es solo que deje de actualizarse… es que todo lo que tengas dentro: proyectos, flujos, permisos o histórico: Esto, dejará de estar disponible.
Si estás aquí, seguramente ya lo sabías. Y ahora viene la pregunta importante: ¿cuánto cuesta migrar de Project Online a Planner Premium sin llevarte sustos?
En este artículo vamos a desglosar los costes reales de la migración:
- Licencias de Planner Premium.
- Consultoría e implementación.
- Costes ocultos (los que nadie te cuenta… hasta que llegan).
Además, veremos algo clave: si puedes reutilizar tus licencias actuales de Project Online… y cuánto te puede costar no migrar a tiempo, que es donde viene el verdadero problema.
Porque sí, migrar cuesta. Pero no migrar puede salir mucho más caro.
Si todavía no tienes claro el contexto por qué Microsoft retira Project Online o qué implica exactamente, te recomendamos empezar por esa parte primero. Aquí vamos directos a lo que importa: los números.
¿Listo? Vamos a verlo paso a paso 👇
Importante: Este artículo está hecho para ayudarte, no para distraerte. Cuando hagas click en algún enlace, déjalo en otra pestaña y sigue leyendo. Tu concentración es como una espada afilada. Si la usas bien, corta el ruido y te lleva al resultado que buscas.
También te puede interesar:
- Sobrecarga de trabajo en una empresa: cómo detectarla y gestionarla
- Indicadores de una empresa: claves para el éxito de tu proyecto
- La mejor alternativa a Project Online: Planner Premium + Power Apps
Por qué necesitas un presupuesto de migración ahora (y no en junio)
Hay algo muy típico cuando hablamos de migraciones: dejarlo para después.
“Todavía queda tiempo…”
“Lo vemos en el siguiente trimestre…”
Y claro, entre una cosa y otra… pasan los meses. Pero hay un problema: el calendario de Microsoft no se mueve. Hay dos fechas que deberías tener ya mismo marcadas en rojo.
Por cierto, ¿te gustaría ver cómo trabajamos con Planner desde dentro? haz click aquí para ver una serie de videos que hemos preparado.
Las dos fechas que no puedes ignorar
Primero, abril de 2026. A partir de ese momento, los flujos de trabajo basados en SharePoint Designer 2013 dejan de funcionar. Así, sin más.
¿Utilizas aprobaciones automáticas? ¿Notificaciones? ¿procesos internos montados hace años?
Pues todo eso puede romperse de un día para otro.
Sin aviso, sin margen y sin plan B. Y luego viene la fecha clave: 30 de septiembre de 2026.
Ese día, Project Online se apaga completamente. No habrá modo lectura, no podrás acceder a tus proyectos, ni a informes, ni configuraciones, ni histórico. Todo lo que tienes en tu entorno PWA… desaparece.
Migrar tarde cuesta más (literalmente)
Aquí viene la parte que muchas empresas subestiman: el coste de migrar no es fijo. Sube bastante, te lo podemos asegurar.
Migrar a principios de 2026 no tiene nada que ver con hacerlo en agosto, con medio equipo de vacaciones y el deadline encima. Hay tres motivos claros:
- Puedes migrar por fases y reducir riesgos: Si empiezas antes, puedes lanzar un piloto con unos pocos proyectos, validar cómo funciona Planner Premium y escalar después. Esto evita errores caros, retrabajos y reduce horas de consultoría innecesarias.
- Formas a tu equipo sin prisas (y sin sobrecostes): Planner Premium es más intuitivo, sí. Pero tu equipo necesita adaptarse. Si lo haces con tiempo, la curva de aprendizaje es natural. Si lo haces con urgencia… toca pagar formaciones intensivas.
- Evitas el efecto “última hora” en consultoría: A medida que se acerque septiembre, la demanda de migraciones se va a disparar. ¿Qué pasa entonces? Menos disponibilidad y precios más altos. Oferta y demanda en estado puro.
¿Cuándo es el momento ideal para presupuestar?
Si gestionas mínimo entre 10 y 100 proyectos activos en Project Online, no es pronto para presupuestar… es tarde para no hacerlo. Porque esto ya no va de planificación. Va de evitar problemas.
Y si ahora mismo estás pensando: “vale, pero ¿por dónde empiezo?”.
Puedes apoyarte en una hoja de ruta clara como estos 6 pasos para migrar a Planner, que te ayudarán a aterrizar todo esto sin volverte loco.
Los 3 componentes del coste de una migración a Planner Premium
Cuando alguien pregunta: “¿cuánto cuesta migrar de Project Online a Planner Premium?” lo que espera es un número, un precio, un total…. algo rápido.
Pero hay un problema. Ese número no existe. (al menos, no sin contexto) Porque el coste real de la migración no es una única cifra, sino la suma de tres partidas muy diferentes. Y entenderlas bien es lo que separa:
Un presupuesto realista de un “¿cómo hemos llegado a este coste?” a mitad del proyecto.
Aprende a planificar un Proyecto con Planner aquí mismo.
Licencias de Planner Premium — lo que pagas a Microsoft
Esta es la parte más sencilla de todas. ¿Por qué? Porque aquí no hay misterio: los precios los fija Microsoft y son públicos. Ahora bien, eso no significa que sea automático.
Microsoft estructura Planner Premium en distintos niveles de licencia, y el coste dependerá de algo clave:
| Plan | Precio (usuario/mes) | Para quién | Qué incluye |
| Planner Plan 1 | $10 USD | Líderes de equipo, PM junior | Gantt, dependencias, sprints, historial de tareas, Copilot |
| Planner + Project Plan 3 | $30 USD | Project Managers, PMO | Todo Plan 1 + portafolios, reporting avanzado, Project Desktop |
| Planner + Project Plan 5 | $55 USD | Director PMO, Portfolio Manager | Todo Plan 3 + gestión de recursos enterprise, demand management |
Y ahora viene la parte que muchos no saben (y que cambia bastante el escenario): si ya estás pagando Project Online, puede que no tengas que pagar más.
En muchos casos, las licencias actuales de Project Online ya cubren los planes equivalentes de Planner Premium. Es decir:
Si tienes Project Plan 3 → ya tienes Planner Plan 3
Sin coste adicional en licencias. La buena noticia es que, al menos en este punto, no empiezas desde cero.
Eso sí, conviene revisarlo bien para evitar sustos. Puedes comprobar las equivalencias en la documentación oficial de Microsoft o validarlo con un especialista antes de tomar decisiones.
Consultoría e implementación — lo que hace que funcione (Servicios AIC)
Las licencias te dan acceso a la herramienta. Pero ojo, porque eso no significa que ya tengas la solución. La consultoría es lo que convierte Planner Premium en algo que realmente funciona para tu empresa.
Y aquí viene lo importante: es la partida donde más varía el coste ¿Por qué? Porque depende totalmente de cómo tengas montado tu entorno ahora mismo.
Hay tres factores clave que marcan la diferencia:
- El tamaño de tu cartera de proyectos: No es lo mismo migrar 100 proyectos que 3000. Cuantos más proyectos, más tiempo de análisis, más mapeo de datos y más trabajo para que todo encaje sin romper nada.
- La complejidad de tu entorno actual: Si usas campos personalizados, flujos en SharePoint Designer, informes en OData o integraciones externas… la migración no es “copiar y pegar”. Es rediseñar. Y eso requiere horas (y experiencia).
- La formación y el change management: Este punto se suele infravalorar. Pero es clave.
Nuestra recomendación para una gestión eficiente y automatizada de proyectos es trabajar en Planner integrado en Power Apps + Copilot. Todo esto con el fin máximo de preservar la información de la compañía, dar continuidad operativa y control de costos.
Desde AIC, planteamos la implementación, en dos fases:
Fase 1 – Implementación de Planner integrado en Power Apps
Ofrecemos varias alternativas según el nivel de alcance deseado. Podéis revisarlo en nuestra web también, donde encontraréis el detalle completo. A modo resumen:
| Escenario | Enfoque |
| Planner PRO 8 semanas | Domina la gestión de proyectos y portafolios con un modelo sólido y escalable. |
| Planner POWER 10 semanas | Da un paso más: optimiza tus recursos, controla la carga de trabajo y mejora la eficiencia del equipo. |
| Planner STRATEGY 12 semanas | Alinea tus proyectos con la estrategia de negocio y prioriza lo que realmente aporta valor. |
| Planner PMO 360 14 semanas | La solución más completa: estrategia, recursos, visibilidad y control total para una PMO moderna. |
*La duración estimada, solo incluye la implementación del nuevo entorno en Planner/Power Apps, además deberíamos sumar el tiempo de migración de los proyectos desde el entorno de Project Online al nuevo entorno de Planner/Power Apps.
Fase 2 – Migración de los proyectos Project Online -> Planner Premium/ Power Apps
Para esta fase, necesitamos definir un alcance más acotado, es clave identificar:
- Qué proyectos son prioritarios para la migración.
- Si el objetivo es migrar la totalidad o solo una parte.
- El volumen y complejidad de cada proyecto (cronogramas, número de tareas, etc.).
En función de nuestra experiencia, el ritmo de migración puede variar significativamente según la densidad de los proyectos. Actualmente, estamos trabajando con clientes donde migramos entre 80–100 proyectos por semana, mientras que en otros casos, debido a la complejidad, el ritmo se sitúa en 10–20 proyectos semanales, con un equipo dedicado al 100%.
Por ello, consideramos recomendable agendar una sesión específica para esta Fase 2, en la que el cliente nos pueda compartir el contexto y así poder estimar el esfuerzo con la mayor precisión y realismo posible.
En caso de optar por una migración completa, si es un volumen de proyectos elevado, planteamos dos posibles enfoques:
- Modelo asistido (transferencia de conocimiento): Definir un procedimiento de migración, ejecutar varios proyectos como ejemplo, documentar el proceso y transferiros el know-how para que podáis continuar de forma autónoma.
- Modelo gestionado por AIC (end-to-end): Ejecutar la migración completa con nuestro equipo. Este enfoque implicaría un proyecto de varios meses, en función del volumen y complejidad.
Para saber cómo podemos ayudarte con la migración, aquí puedes profundizar más en detalle.
Costes complementarios
Y aquí viene la parte peligrosa. No porque sean los costes más altos… sino porque son los que casi nunca se incluyen desde el principio.
Resultado: presupuesto cerrado… que luego crece. Y crece cuando ya estás dentro del proyecto. Estos son los costes complementarios más habituales:
Migración de flujos de SharePoint Designer a Power Automate:
Muchas empresas dependen de automatizaciones hechas en SharePoint Designer 2013… sin saberlo del todo.
El problema es que dejan de funcionar en abril de 2026. Y no se migran solas. Hay que rediseñarlas en Power Automate, y dependiendo de cuántos flujos tengas, esto puede convertirse en un proyecto completo.
Licencias adicionales de Power BI Pro:
Si quieres dashboards de proyectos potentes (y sí, los vas a querer), cada usuario que consulte informes necesita licencia. Hablamos de unos 10 $/usuario/mes o una capacidad Premium.
Echa un vistazo a nuestra consultoría Power BI.
Archivo y retención de datos históricos:
Project Online desaparece, pero tus datos no deberían. Si tienes requisitos de compliance, auditoría o simplemente quieres mantener histórico, tendrás que exportar, estructurar y almacenar esa información.
Y sí, eso también tiene coste.
Tiempo interno del equipo:
Este es el gran olvidado. No aparece en ninguna factura… pero existe. Reuniones, validaciones, testing, decisiones… todo eso consume tiempo de tu equipo. Y ese tiempo no se dedica a otras tareas.
Lo más importante aquí no es el importe. Es tenerlo en cuenta desde el principio. Porque estos costes no rompen un presupuesto… lo que lo rompe es no haberlos previsto.
¿Puedo reutilizar mis licencias de Project Online?
Esta es, probablemente, la primera pregunta que aparece en cualquier reunión cuando se plantea la migración.
Da igual si es el CTO, el CIO o el responsable de IT: “Vale, pero… ¿tenemos que pagar otra vez por las licencias?” Y aquí viene una de las mejores noticias de todo este proceso.
La respuesta es: en la mayoría de los casos, no. Antes de continuar, si tu organización gestiona múltiples proyectos y necesita priorizar con visión de portafolio, puedes ver nuestra guía sobre gestión de cartera de proyectos con Microsoft 365.
La equivalencia directa entre licencias
Microsoft no ha planteado este cambio como un “vuelve a pagar desde cero”. Al contrario. Ha diseñado la transición para que el cambio de herramienta no implique un cambio de licenciamiento.
Dicho de forma clara: Si ya tienes licencias de Project Online, lo normal es que ya tengas cubierto Planner Premium equivalente. Sin coste adicional.
| Tu licencia actual | Te da acceso a | ¿Coste extra? |
| Project Online Essentials | Planner Basic (incluido en M365) | No |
| Project Plan 1 (si lo tenías) | Planner Plan 1 (Premium) | No |
| Project Plan 3 | Planner + Project Plan 3 | No |
| Project Plan 5 | Planner + Project Plan 5 | No |
| Microsoft 365 E3 / E5 (sin Project) | Planner Basic | No — pero necesitarás Plan 1 o Plan 3 si quieres funciones premium |
El coste de no migrar a tiempo
Hasta ahora hemos hablado de cuánto cuesta migrar. Pero hay una pregunta que casi nadie se hace… hasta que ya es tarde: ¿cuánto cuesta no hacerlo?
Porque no migrar no es gratis. De hecho, es la opción más cara de todas. Solo que no lo ves en una factura… lo ves en forma de caos.
Lo que no tendrás el 1 de octubre de 2026
Si llegas al 30 de septiembre sin haber migrado, el 1 de octubre te encontrarás con esto:
Pérdida de acceso a Project Web App (PWA):
Proyectos, tareas, asignaciones, campos personalizados, histórico… todo desaparece. No hay modo lectura. No hay exportación posterior.
Reporting muerto:
Si tus informes dependen de Project Online —OData, Excel conectado, Power BI— dejan de funcionar. Y cuando dirección pida el informe de cartera… no tendrás nada que enseñar.
Flujos de trabajo inexistentes (y esto llega antes):
Desde abril de 2026, los flujos de SharePoint Designer dejan de ejecutarse. Es decir, aprobaciones, cambios de fase, notificaciones… todo roto meses antes del cierre definitivo.
Compliance en riesgo:
Si tu empresa tiene obligaciones de retención (banca, energía, salud…), necesitas conservar datos históricos.
Si no los exportas a tiempo, puedes meterte en un problema serio. Muy serio.
El sobrecoste de la migración de emergencia
Esto lo vemos constantemente cuando las empresas llegan tarde. El coste no se mantiene… se dispara. Y no es solo por disponibilidad (que también). Es porque una migración con prisas implica:
- Se elimina la fase de análisis.
- Se migra todo sin filtrar.
- No hay pilotos.
- La formación se reduce al mínimo.
¿El resultado? Tienes Planner Premium… pero tu equipo sigue usando Excel. Porque nadie les ha enseñado a usar la nueva herramienta correctamente.
Y aquí está la clave de todo esto: Migrar con tiempo es un proyecto. Migrar tarde es un problema.
Pero si te quedas con una idea, que sea esta: Migrar tiene un coste controlado… no migrar tiene un coste impredecible (y casi siempre mayor).
Siguiente paso: calculemos el coste real para tu empresa
Si has llegado hasta aquí, ya tienes lo importante claro:
- Las licencias (que probablemente ya tienes cubiertas).
- La consultoría (que depende de tu caso).
- Y los costes complementarios (los que marcan la diferencia).
Pero hay un problema. Cada empresa es un mundo. No es lo mismo:
- Una organización con 100 proyectos en un único equipo.
- Que una con 2000 proyectos repartidos en varios países.
Y tampoco es lo mismo tener:
- Un entorno básico.
- Que uno con campos personalizados, flujos, integraciones y años de histórico.
Dicho de otro modo: tu presupuesto real no se puede estimar sin una reunión previa de toma de requisitos y conocer la manera de trabajar. Y aquí es donde tiene sentido dar el siguiente paso. En AIC llevamos más de 30 años trabajando con soluciones de Microsoft para gestión de proyectos y desde 2019 realizando migraciones desde Project Online.
Hemos ayudado a empresas como Iberdrola, Ferrovial, Aena, Santander o Canal de Panamá a estructurar y escalar su gestión de proyectos.
Y ahora mismo estamos haciendo justo esto: acompañar a empresas en la transición a Planner Premium antes del cierre de Project Online.
